Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Автомобильное право - Как оформить списание бензина при использовании водителем транспортных карт

Как оформить списание бензина при использовании водителем транспортных карт

Сотрудник с разъездным характером работы использует личное авто: как оформить расход ГСМ


Важное По теме Читайте все материалы (127) по теме , в том числе: 27 июля 2021 г. 10:06 ИА С сотрудником организации заключен , который предусматривает разъездной характер работы.

Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль.

Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации.

Организация не является транспортной.

Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров. Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива.

Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки? По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании НК РФ или НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.

Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях. Обоснование позиции: С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда ( ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (, ТК РФ). Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются.

Смотрите также . Заработная плата. Согласно ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

В частности, в соответствии со ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании НК РФ.

Данные разъяснения приведены в Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N , от 18.08.2008 N .

Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N , от 19.04.2007 N ). Эта позиция вновь была озвучена в Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда ( НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев НК РФ. Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики).

Отметим также, что НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям НК РФ ( Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080).

Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля ( Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N , УФНС России по г.

Москве от 07.07.2008 N , от 13.11.2006 N , от 14.11.2006 N , от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

В данном случае указанное условие выполняется.

Согласно НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты.

Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям ( НК РФ, НК РФ) при условии выполнения требований НК РФ. Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт.
Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт.

Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты?

Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля? Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)?

(информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2021 г.)). Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).

Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя ( ФНС России от 13.11.2018 N В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (, НК РФ). В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету.

На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях. Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу.

Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (, НК РФ).

Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (, НК РФ). Рекомендуем также ознакомиться с материалом: — . Учет выплат при разъездном характере работы.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий Ответ прошел контроль качества 22 мая 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как производится списание ГСМ без путевых листов

4285 Содержание страницы Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения.

Основным документом, выполняющим эту функцию, , однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете.

Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже. Какие есть обязательные ? Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд.

Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином.

Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени.

Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ.

В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы.

В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию.

Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем. Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  • Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.
  • При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание. Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями.

Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.
Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г.

делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях. В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы.

Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных. Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Как признавать ? Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива.

Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

  1. 25 + 120 = 145 л.
  2. 120 * 39 = 4680,00 руб.
  3. 25 * 41 = 1025,00 руб.
  4. 5705 / 145 = 39,34 руб.
  5. 1025 + 4680 = 5705,00 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты. Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше.

Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае. Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км.
Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км.

Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T. Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период.

Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб. Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Как учесть влияние зимних условий при ? Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации.

Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше. ООО «Рассвет» ПРИКАЗ №5 г. Москва 1 июня 2021 г.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.

2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок. 3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.

4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля. Директор ООО «Рассвет» Красногоров М.

П. С приказом ознакомлены: главный инженер Мартынов А.А. заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.

главный бухгалтер Михалкова Т.В. ФАЙЛЫ

  • В случаях, когда топливо можно списать без учета пробега, пробег представляет собой постоянную величину либо используются современные технические системы контроля за использованием горючего, организация имеет право разработать собственные учетные формы, отказавшись от путевых листов.
  • Приняв такое решение, необходимо издать приказ, отражающий новый механизм контроля затрат в соответствии с законодательством РФ.
  • Учет списания ГСМ возможен без использования путевого листа, если организация не является перевозчиком.

ГСМ приобретены посредством топливных карт

Важное 11 сентября 2008 г. 17:13 Орлова Е.В. эксперт, журнал «» № 17/2008 Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов.

Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете?

Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца.

Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями топливных карт являются в основном юридические лица.

Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ. В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на топливные карты. Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт.

Топливная карта не считается платежным средством. При этом она может быть лимитированной или нелимитированной. На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений.

Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки.

Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается. Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни.

Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов.

Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки. В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров.

Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме. Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам: — величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит; — карта заблокирована.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям. Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор.

Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива. В соответствии с названным договором поставка бензина производится путем его выборки на АЗС поставщика (список автозаправочных станций приведен в приложении к договору) покупателем (держателем карты покупателя) по топливным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации держателя карты. Выборка топлива и передача данных начинается с даты получения компанией-покупателем топливных карт.

Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

Обычно в договоре предусматривается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки на автозаправочной станции транспортного средства покупателя на основании предъявленной представителем покупателя топливной карты.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

В ряде случаев покупатель отдельно оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных карт с суточным (или месячным) лимитом. Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя.

Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток). При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.

.топливных карт Топливные карты оформляются на основании заявки, утвержденной уполномоченными лицами покупателя. При передаче топливных карт организации (ее представителю) составляется акт приемки-передачи или (форма № ТОРГ-12). ПРИМЕР 1 ООО «Аурика» заключило договор № 65 от 11.08.2008 с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с использованием смарт-карт.

На получение топливных карт была оформлена заявка.

При передаче карточек стороны подписали акт. ПРИМЕЧАНИЯ В графе 2 указывается одно из перечисленного: название организации, номер машины, ФИО водителя. В графе 3 для смарт-карт с суточным лимитом допускается указание нескольких видов топлива, которые могут быть получены по одной смарт-карте.

В графе 4 заполняется один из столбцов в соответствии с выбором покупателя.

Суточный лимит учитывает суммарную выборку по всем видам нефтепродуктов, которые отпускались по смарт-карте в течение суток. В графе 5 указывается PIN-код до четырех цифр.

Допускается отсутствие PIN-кодов по желанию покупателя. Для учета движения выданных и возвращенных топливных карт организации целесообразно разработать и утвердить в бухгалтерской учетной политике специальный ежемесячный журнал.

СПРАВКА Смарт-карты на дополнительные услуги автозаправок Топливные карты могут применяться также для получения дополнительных услуг АЗС (мойка кузова, полировка, чистка салона, шиномонтаж и т.

д.). Для учета таких услуг вводится понятие, например, «условная мойка». Стоимость одной единицы «условной мойки» установлена в прайс-листе поставщика.

За эти услуги с организации-покупателя списывается то количество единиц «условных моек», которое соответствует потребленным услугам в пересчете на одну «условную мойку».

Предположим, стоимость «условной мойки» составляет 100 руб. Если мойка кузова автомобиля стоит 550 руб., с топливной карты будет списано 5,5 единицы «условной мойки».

При этом остаток единиц данных услуг на лицевом счете организации-покупателя уменьшается на сумму, равную количеству единиц услуг, полученных покупателем.

Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры. Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности. По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС.

Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы.

Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно. Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается. В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.

В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения топливной карты, не являющейся платежным средством. Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС.

В целях облегчения контроля организации за приобретением нефтепродуктов целесообразно в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике определить порядок и сроки представления специального отчета держателя смарт-карты. .расходов на бензин Ежемесячно после обработки данных процессинговый центр представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт сверки взаимных расчетов, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, а также ежемесячный отчет (или реестр) операций по картам. В этих документах фиксируется количество приобретенных ГСМ.

Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход горюче-смазочных материалов на производственные цели, является путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

В путевом листе указываются номер и дата его выдачи, номер и марка автомобиля, цель поездки, информация о конкретном пути следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Названные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

На основании этих данных определяется фактический расход ГСМ в отношении конкретного автомобиля. Обратите внимание: если организация-покупатель не признается специализированной или автотранспортной организацией, она вправе разработать форму путевого листа самостоятельно при условии, что разработанный путевой лист будет содержать необходимые реквизиты, предусмотренные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (см., например, письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

При этом путевые листы необходимо составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. В письме Минфина России от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 подчеркивается, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, с приложением к нему необходимых первичных документов, отражающих приобретение горюче-смазочных материалов, может подтверждать расходы налогоплательщика на бензин. Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа обязательно должна содержать информацию о конечном пункте следования автомобиля.

Эти данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Таким образом, если организация — покупатель бензина по смарт-картам использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике. Необходимо также зафиксировать регулярность составления данного документа. При приобретении организацией смарт-карты ее стоимость следует отразить в бухгалтерском учете в составе материально-производственных запасов в качестве прочих материалов на счете 10 «Материалы» субсчет 10-6 «Прочие материалы».

Основанием будет служить товарная накладная или акт приема-передачи смарт-карты (на дату ее получения). Согласно пункту 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Она равна сумме фактических затрат организации на приобретение МПЗ, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов. В рассматриваемой ситуации фактическим расходом на приобретение смарт-карт признается сумма, уплаченная по договору процессинговой или топливной компании, без учета НДС. Поскольку приобретение смарт-карт неразрывно связано с покупкой бензина (сами по себе они не используются в деятельности организации-покупателя), в конце месяца стоимость смарт-карт нужно включить в стоимость приобретенного топлива.

Для целей налогообложения прибыли стоимость топливной карты учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании НК РФ.

Сумма налога на добавленную стоимость, предъявленная продавцом карты организации-покупателю, принимается к вычету на основании счета-фактуры ( НК РФ) и при соблюдении условий, которые установлены в Налогового кодекса. Учитывая, что товарная накладная и отчет (реестр) по операциям по топливным картам представляется организации-покупателю процессинговым центром по окончании месяца, в котором были приобретены нефтепродукты с использованием смарт-карт, у организаций-покупателей возникают проблемы с признанием расходов на топливо. Ведь списать на затраты стоимость приобретенных нефтепродуктов можно только после принятия их к учету.

В свою очередь горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании имеющихся первичных учетных документов, которые поступают к организации-покупателю согласно условиям договора лишь в конце отчетного месяца. Исходя из специфики расчетов за нефтепродукты с использованием топливных карт, по мнению автора, учесть приобретенный по смарт-картам бензин и списать его в дальнейшем на затраты можно несколькими способами. Принятие к учету и списание бензина один раз в месяц Основанием для принятия к учету на счет 10 «Материалы» субсчет 10-3 «Топливо» приобретенного по смарт-картам бензина является товарная накладная от процессингового центра, датированная последним днем отчетного месяца, а также ежемесячный отчет держателя смарт-карты с приложенными к нему чеками автозаправочных терминалов.

(Данные отчета сверяются с данными чеков терминалов АЗС, полученных водителями — держателями карт при выборке топлива.) Важный момент: информация о ценах, содержащаяся в чеках терминалов АЗС, является справочной, поскольку весь объем заявленного топлива был оплачен организацией в порядке стопроцентной предоплаты и не подлежит изменению по мере его отпуска.

В то же время в чеке автозаправочного терминала будут указываться текущие цены на каждую конкретную дату, которые, естественно, могут быть другими. Кстати, именно в этом заключается одно из преимуществ топливных карт: организация-покупатель приобретает бензин по сегодняшней цене, а использовать его будет в течение нескольких недель или месяцев, за которые стоимость бензина может существенно возрасти.

Израсходованный бензин списывается на затраты на основании путевых листов. Методологическим обоснованием изложенного порядка учета служит пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Согласно названной норме порядок создания первичных учетных документов и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Таким образом, организация — покупатель бензина по смарт-картам вправе отражать проводки по принятию к учету бензина и его последующему списанию на затраты один раз в месяц. Правда, при условии, что процессинговая или топливная компания представит все необходимые документы в конце отчетного месяца, но не позднее. Данный порядок следует закрепить в учетной политике.

В пунктах 5, 7 и 9 ПБУ 10/99 определено, что расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов (в данном случае затраты на приобретение израсходованного организацией бензина, а также на изготовление смарт-карт), являются расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется продукции.

Вычет сумм НДС, предъявленных поставщиком, осуществляется в общеустановленном порядке, то есть при выполнении условий: — топливо оприходовано; — имеются все необходимые документы (в том числе ); — топливо будет использовано в операциях, облагаемых НДС. ПРИМЕР 2 Воспользуемся условием примера 1.

ООО «Аурика» заключило договор с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с применением смарт-карт. Согласно выставленному ЗАО «Петрол Плюс» счету 12 августа 2008 года была перечислена сумма 38 540 руб. (включая НДС 5879 руб.) в качестве предоплаты за бензин марки Аи-98 объемом 1000 л по цене 26,2 руб.

за литр (включая НДС 4 руб.) и марки Аи-95 объемом 500 л по цене 24,68 руб. за литр (включая НДС 3,76 руб.).

Стоимость изготовления двух смарт-карт в сумме 590 руб.

(включая НДС 90 руб.) была оплачена 14 августа 2008 года. Смарт-карты в количестве двух штук получены по акту приема-передачи от 14.08.2008. Предположим, в течение месяца весь бензин был получен и израсходован.

ЗАО «Петрол Плюс» своевременно представило товарную накладную на отгрузку бензина на сумму предоплаты, счет-фактуру и реестр о движении топлива за август. Документы датированы 31 августа 2008 года. Информация реестра о движении топлива от ЗАО «Петрол Плюс» и сведения из отчетов двух держателей смарт-карт совпадают.

Исходя из бухгалтерской учетной политики ООО «Аурика» на 2008 год, в организации: — бензин, приобретенный по смарт-картам, принимается к учету и списывается один раз в месяц; — путевой лист по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца; — отчет держателей смарт-карт по форме, разработанной самостоятельно, составляется ежемесячно и представляется в бухгалтерию в последний календарный день отчетного месяца. В бухгалтерском учете ООО «Аурика» были сделаны следующие записи: 12 августа 2008 года ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51 — 38 540 руб. — перечислена предоплата за бензин на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»; 14 августа 2008 года ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 — 590 руб.

— перечислена оплата за две смарт-карты на основании счета ЗАО «Петрол Плюс»; ДЕБЕТ 10-6 КРЕДИТ 60 — 500 руб. — приняты к учету две смарт-карты на основании товарной накладной; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 — 90 руб. — учтен НДС, предъявленный по двум смарт-картам; ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 — 90 руб.

— принята к вычету сумма НДС по двум смарт-картам на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и НК РФ); 31 августа 2008 года ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60 — 32 661 руб.

(38 540 руб. – 5879 руб.) — принят к учету полученный за август бензин, приобретенный по двум смарт-картам на основании товарной накладной ЗАО «Петрол Плюс», реестра о движении топлива за август от ЗАО «Петрол Плюс» и двух отчетов держателей смарт-карт; ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 — 5879 руб.

— учтен НДС со стоимости полученного бензина; ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 — 5879 руб. — принята к вычету сумма НДС со стоимости фактически полученного за август бензина на основании счета-фактуры ЗАО «Петрол Плюс» (соблюдены требования пункта 2 статьи 171 и НК РФ); ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с ЗАО “Петрол Плюс”» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные» — 38 540 руб.

— зачтена предоплата за бензин на основании акта сверки расчетов с ЗАО «Петрол Плюс»; ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 10-6 «Прочие материалы» — 500 руб. — стоимость двух смарт-карт включена в стоимость бензина; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10-3 — 33 161 руб. (32 661 руб. + 500 руб.) — признаны в составе общехозяйственных расходов стоимость израсходованного за август бензина и стоимость изготовления двух смарт-карт (на основании путевых листов двух водителей за август 2008 года).

Принятие к учету и списание бензина в течение месяца В соответствии с данным способом бензин принимается на учет по мере заправки на основании отчетов держателей карт и чеков терминалов АЗС по принятым в организации учетным ценам. Такой порядок учета основан на правилах бухгалтерского учета неотфактурованных поставок, установленных в пунктах 36—41 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н. В пункте 37 названного документа сказано, что неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов (форма № М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а).

При необходимости после получения документов от процессинговой или топливной компании цена корректируется (если учетные цены отличаются от цен, которые установлены в прайс-листе на дату выставления счета). Израсходованный бензин списывается на затраты в порядке, рассмотренном ранее, на основании путевых листов. Данный порядок учета, а также регулярность составления отчетов держателей смарт-карт и путевых листов должны быть зафиксированы в бухгалтерской учетной политике организации-покупателя.

Применительно к рассматриваемой ситуации принять к вычету НДС со стоимости фактически полученного бензина можно только после выставления процессинговой или топливной компанией счета-фактуры. Отметим, что оба рассмотренных порядка принятия к учету и последующего списания на затраты бензина, приобретенного по смарт-картам, не упрощают жизнь главного бухгалтера.

Как показывает практика, в первом случае (при учете один раз в месяц) очень сложно добиться от процессинговых или топливных компаний своевременного представления всех необходимых первичных учетных документов. Во втором случае (при учете в течение месяца) могут возникнуть дополнительные трудозатраты, связанные с необходимостью корректировки цен. По мнению автора, организациям — покупателям бензина по смарт-картам следует выработать собственную профессиональную позицию по рассмотренной проблеме, руководствуясь требованиями рациональности ведения бухгалтерского учета и осмотрительности в соответствии с нормами пункта 7 ПБУ 1/98.

Расходы организации на приобретение топлива учитываются либо в составе материальных расходов ( НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта ( НК РФ).

При этом они уменьшают налогооблагаемую прибыль при выполнении требований Налогового кодекса.

То есть указанные расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Таким образом, в целях налогообложения прибыли первичными документами, подтверждающими расходы, связанные с приобретением и списанием бензина, приобретенного по смарт-картам, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат. В частности, это путевые листы, товарные накладные от процессинговой или топливной компании на приобретенные нефтепродукты, чеки терминалов АЗС, отчеты держателей смарт-карт, отчеты о движении топлива от процессинговых или топливных компаний и т.

п. Для подтверждения экономической обоснованности затрат в налоговом учете организация вправе применять нормы расхода топлив и смазочных материалов. Обратите внимание: соответствующие нормы введены в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Причем новые нормы расхода ГСМ предназначены как для автотранспортных предприятий, так и для организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других лиц независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. По мнению автора, при разработке эксплуатационных норм организация вправе руководствоваться именно этим документом.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+