Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как оформить журнал регистрации приказов образец

Как оформить журнал регистрации приказов образец

Как оформить журнал регистрации приказов образец

Образец книги приказов по основной деятельности


Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Книга регистрации приказов по основной деятельности — это специальный журнал, в который вносят данный каждого распорядительного документа. Поговорим о ее особенностях и приведем актуальный образец. 12 января 2021 Автор: Безрукова Анна В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство).

В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота.

Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

  • Порядок отчетности.
  • Планирование.
  • Хозяйственную сферу.

Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается.

У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения. Обычно он включает следующие структурные подразделы:

  1. раздел с перечнем ответственных за его ведение;
  2. главный раздел с информацией по регистрации бумаг.
  3. титульный лист;

На титульном листе приводят:

  1. наименование организации;
  2. наименование документа;
  3. дату начала и окончания ведения.

В разделе об ответственных лицах фиксируют:

  • ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
  • Их подписи.
  • Полномочия этих сотрудников.
  • Дату ведения документа.

Основной раздел включает:

  • Их наименования.
  • Количество листов в каждом из них.
  • Номера распоряжений.
  • Порядковые номера внутренних актов предприятия.
  • Даты издания актов.
  • ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации.

Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты. Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу.

Поле «Примечание» заполнять не обязательно. Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Трудовая книжка — это документ, который содержит информацию о стаже и рабочей деятельности.

Разберемся, как правильно делать записи в трудовой книжке при увольнении. 17 июля 2021 Нередко у сотрудников отдела кадров при формировании графика отпусков встает вопрос: нужен ли приказ на его утверждение?

И что в нем прописывать? Разберем порядок оформления и составления такого документа. 15 января 2021 Разберемся, что включает в себя инструкция вводного инструктажа по гражданской обороне, кто разрабатывает, согласовывает и утверждает ее. 4 сентября 2017 Дополнительный отпуск — это от 3 до 180 дней отдыха, которые можно приплюсовать к ежегодному отпуску.

Таким способом законодатели поддерживают отдельные категории работников. 4 июня 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

8612 является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом.

В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

  1. Бланк и образец
  2. Проверено экспертом
  3. Бесплатная загрузка
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять.

Кроме того, его наличие:

  1. Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  2. Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  3. Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  1. Документы о назначении руководителя на свою должность.
  2. Документы относительно .
  3. Документы о трудовом распорядке.
  4. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
  5. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании. Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  1. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
  2. Хозяйственной деятельности компании.
  3. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы.

На обложке обычно располагаются:

  1. Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  2. Если есть, то наименование структурного подразделения.
  3. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  4. Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
  5. Наименование документа.
  6. Номер дела по номенклатуре и номер тома.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать.

Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять. Вложенные страницы содержат две таблицы.

  • Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
  • Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.

Графы обеих следует заполнять.

Они включают:

  1. Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  2. ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
  3. Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  4. Номера приказов по основной деятельности.
  5. Порядковые номера регистрируемых документов.
  6. Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку.

Это вопрос удобства. Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ.

Для той же цели используется нумерация. В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

  1. Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
  2. Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу. В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Образец книги приказов и инструкция по заполнению

15877 Изменения: сентябрь, 2021 года Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера.

Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации. Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  1. большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.
  2. срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность.

И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений. Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений.

С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  • – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  • Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов. В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  1. направление в командировку;
  2. порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  3. оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).
  4. перемещение между должностями;
  5. совмещение сотрудника;
  6. прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  7. совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  8. трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры.

Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям. Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям.

И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям.

В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  • указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  • наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
  • простановка печати фирмы;
  • внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  • документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  • указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях.

В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот. Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  1. список лиц, ответственных за ведение Книги;
  2. главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.
  3. титулка;

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  • дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).
  • наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  • полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  • дата заведения отчетной тетради;

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе.

И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал. Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  1. реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  2. фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  3. подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах.

Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел.

Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  • перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  • порядковый номер подписанного документа;
  • вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  • нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).
  • дата подписания и регистрации Приказа;

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке. Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления.

Вся информация должна быть последовательной. Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги. Пример применения буквенного шифра:

  1. ЛС – распорядительные документы по личному составу;
  2. К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  3. О – предоставление любого из видов отпуска.
  4. В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  5. КМ – оформление командировок;

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов.

На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности. Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации.

Вырывать листы категорически запрещено.

Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным.

Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок. На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы. Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов.

Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы.

После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени. Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года.

Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами. Приложение 6 июля 2021 г. · 13 апреля 2021 г. · 27 марта 2021 г.

Журнал регистрации приказов

Организационно-распорядительная документация, издаваемая в организации, подлежит обязательной регистрации.

в организации является документом, в котором проводится фиксация изданных руководством приказов. Файлы в .DOC: Вся организационно-распорядительная документация в организации может быть разделена на две больших группы:

  1. приказы и распоряжения по основной деятельности;
  2. приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют трудовые процессы в организации: вводят в действие и отменяют нормативные локальные акты, назначают ответственных лиц, утверждают планы подготовки, графики отпусков и т.п.

Эти приказы относятся к документации постоянного срока хранения. Приказы по личному составу регулируют трудовую деятельность определенного работника: прием и увольнение, перевод на другую должность, уход в отпуск и т.п.

Приказы по личному составу в зависимости от вида имеют различные сроки хранения: от 5 лет для приказов по дисциплинарным взысканиям, до 75 лет для приказов о приеме, увольнении и т.п. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу должны регистрироваться в отдельных журналах. Также в организации, как правило, заводятся отдельные журналы для регистрации приказов о привлечении к дисциплинарной ответственности.

В организации могут быть утверждены особые индексы для регистрации приказов и распоряжений.

Эти индексы, как правило, вносятся в Инструкцию по делопроизводству или утверждаются заново каждый год приказом по предприятию. Ежегодно нумерация должна начинаться заново, с №1. Журналы могут вести как в бумажном, так и в электронном виде.

При этом регистрация будет осуществляться специальной программой, которая и будет проставлять индекс. Некоторые программы позволяют прикрепить к карточке приказа и его скан-версию. Если журнал бумажный, то должен быть прошнурован.

Листы журнала нумеруются по порядку, и к последнему листу журнала прикрепляется лист с заверительной надписью следующего содержания: «Всего прошнуровано и пронумеровано ___ листов». Ответственным лицом за ведение журнала назначается руководитель отдела документационного обеспечения управления (приказы по основной деятельности), руководитель отдела кадров (приказы по личному составу) или иные лица на усмотрение руководства организации. Назначение На титульном листе журнала указываются:

  1. крайние даты, как правило, в виде надписей «Начат» и «Окончен»;
  2. название организации;
  3. его название;
  4. ФИО и должность ответственного за ведение журнала лица.

Утвержденной законом формы журнала регистрации приказов не существует.

Организация сама разрабатывает эту форму. Вы можете воспользоваться образцом журнала регистрации приказов, приведенным ниже. В журнале для регистрации приказов должны иметься следующие обязательные графы:

  • номер по порядку;
  • раздел «Год»;
  • дата и номер приказа;
  • краткое содержание приказа «О допуске сварщика Иванова И.И. к самостоятельной работе»;
  • заголовок приказа;
  • примечания (например, срок исполнения приказа).

Опционально в журнал могут быть добавлены и другие графы, например, «Исполнитель», «Рассылка» (то есть список лиц, которых касается данные приказ и до которых он доведен) и т.п.

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности должен быть не меньше срока хранения самих приказов. При составлении внутренней описи в процессе оформления дела с приказами в архив (более подробно об этом можно прочитать ) следует иметь в виду, что записи в журнале должны в обязательном порядке подтверждаться фактическим наличием приказа в его физическом, бумажном виде.

В случае если запись имеется, а сам документ отсутствует, об этом также делается отметка в графе «Примечание».

104 Читайте также

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Захарова Марина Валерьевна Автор PPT.RU 27 января 2021 Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации.

Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия. Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним.

Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст.

258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Среди целей ведения журнала можно выделить:

  1. возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  2. возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  3. придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых.

Такие распорядительные акты могут отражать:

  1. систему планирования;
  2. вопросы хозяйственной деятельности;
  3. выстраивание стратегии продаж;
  4. порядок и структуру отчетности;
  5. задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  1. утверждении правил трудового распорядка;
  2. назначении директора;
  3. введении штатного расписания;
  4. проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
  5. создании филиала;
  6. обеспечении коммерческой тайны;

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности.

Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности. Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала. На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение.

Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

  • Порядковый номер документа.
  • Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  • Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  • Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  • Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.
  • Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом. Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку). Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно.

За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  1. необоснованных зачеркиваний;
  2. разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).
  3. откорректированных записей;
  4. подчисток;
  5. исправлений;

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности. Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения.

Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным. Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Автор статьиНатали Феофанова 6 минут на чтение15 178 просмотровСодержание Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия.

В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.Количество внутренних приказов, издаваемых крупной компанией, как правило, является очень высоким. Ежедневно специалисты кадрового учета издают приказы распорядительного и информационного характера, а также касающиеся основной деятельности и личного состава предприятия. Ввиду этого, организация качественного и упорядоченного документооборота зачастую является непростой задаче.

На помощь кадровикам приходят «регистраторы», обобщающие и структурирующие информацию документацию. Один из таких регистрационных документов является Журнал учета приказов. Читайте также статью: → «».Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами.

Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

  1. Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
  2. информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью.

Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации.

При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия.

Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.3ГОСТ Р 6.30-2003Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.Журнал учета приказов организации ведется в соответствии правилам, утвержденным внутренними нормативными актами (например, Порядок ведения внутреннего документооборота), а также согласно положениями и инструкциям, приведенных в законодательных документах. Читайте также статью: → «».Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

  • Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
  • Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
  • Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации.

К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

  1. сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
  2. индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

  • 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
  • 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист.

    Приказ пронумерован 14-ЛС.

  • 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

  1. приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).
  2. номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

  1. 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).
  2. 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
  3. 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года.

В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

  1. даты начала и окончания ведения Журнала;
  2. наименования предприятия;
  3. названия документа;
  4. ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала.

Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

  • Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
  • Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).
  • Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
  • Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
  • Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
  • Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

  1. 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
  2. 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.
  3. 08.17 – о создании новой линейки продукции;

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком.

Журнал приказов оформлен следующим образом:№ п/пДата документаНомер документаСодержание документаОтветственные за исполнениеК ознакомлению4803.08.1784-ОДО выпуске новой линейки продукцииНачальник производственного отдела Лубяной Н.С.Сотрудники производственного отдела и департамента продаж4912.08.1785-ЛСО внесении изменений в штатное расписаниеНачальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д.Все сотрудники5022.08.1786-АХДОб организационных работах, связанных с переездом в новый офис.Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д.Сотрудники хозяйственного отделаВ случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости.

В случае, если предприятие приняло решение о необходимости ведения Журнала регистрации приказов, то порядок внесения информации в Журнал должен быть обязательно закреплен во внутреннем акте (Например, в Порядке кадрового учета). Читайте также статью: → «».Ошибка №2.

ИП ведет Журнал в обязательном порядке.Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п.

Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников.

За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены.

Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот.

Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным.

Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок.

В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?Применение данного способа не запрещено.

В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.

Поделитесь статьей

(голосов: 1, средняя оценка: 1,00 из 5)

Загрузка. Рекомендуем похожие статьиГорячееЗапишитесь в онлайн-школу Бухгалтерия для чайников29 авторских уроковПоле не заполненоПолучить сейчас! Более 45 000 подписчиковПолезно знать Бланк квитанции к приходному кассовому ордеру (образец): что это за документ, содержание квитанции, действия кассира, как оформить документ, печать, образецНаши книги

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

13697 Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников.

В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Бланк и образец
  3. Онлайн просмотр
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора.

При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер. Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу.

Это могут быть приказы о

  1. переводе на другую должность и т.д.
  2. отпуске,
  3. дисциплинарном взыскании,
  4. трудоустройстве,
  5. дежурствах,
  6. материальном поощрении,
  7. сокращении,

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно. Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал. Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е.

того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия. В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы. Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу.

При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  1. должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  2. срок хранения документа.
  3. наименование предприятия;
  4. дата открытия журнала, дата его окончания;

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  1. порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  2. ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  3. номер документа, его вид, содержание;
  4. основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме.

При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия. ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы. Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц.

В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица. Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+