Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Лица имеющих полномочия подписывать документы категория

Лица имеющих полномочия подписывать документы категория

Лица имеющих полномочия подписывать документы категория

Право подписи первичных документов


17.07.2019Первичная документация в компании может подписываться определенными лицами. Для передачи возможности росписи на ряд хозяйственных и учетных актов руководитель может оформить специальный приказ или доверенность, которая составляется от имени фирмы. Это позволяет наделить полномочиями определенное лицо, которое занимается хозяйственной деятельностью или бухгалтерским учетом.Порядок наделения обязанностями требуемого лица должен осуществляться в соответствии с законодательством.

Бумаги являются первичными, если они осуществляют регистрацию осуществленных сделок хозяйственного типа. Получается, что для внесения фактов и сведений в бухгалтерский учет требуется наличие первичной документации в виде договоров, оформленных сделок.Любой акт первичного типа несет в себе информацию о хоздеятельности предприятия, а также об экономических фактах.

Первичные документы: видыВажно!

Бумаги должны храниться в течение 4 лет, так как в это время налоговый орган может проверить наличие таких данных.Любая операция хозяйственного типа, проводимая на предприятии или в организации, сопровождается оформлением специальных документов, которые называют первичными.На основе совокупности документации ведется бухгалтерский учет.Важно! Любая бумага должна быть подписана ответственным лицом, которое имеет данную обязанность.Возможность росписи может быть установлена специальным распоряжением, учетной политикой или дополнительными бумагами, в которые входят должностные инструкции и доверенности.По законодательству желательно наличие списка лиц в учетной документации. Это позволит избежать проблем с оформлением бланков.

Под подписью подразумевается роспись представителя или должностного лица.

Она должна быть собственноручной и подтверждает подлинность акта или копии.Подпись состоит из трех основных частей, в том числе наименования должности, личной росписи и расшифровки, которая включает в себя фамилию и инициалы.Важно! Если используются бланки организации, то наименование организации не требуется.

В противоположном случае оно необходимо, например, если оформляется документ на чистом листе.Само подписание означает наличие юридической силы, поэтому подписывать должно только то лицо, которое установлено с помощью различной документации.К категории относится документ учета для бухгалтеров и налоговой.

Документация:

  1. платежное поручение;
  2. счет-фактура;
  3. накладная.
  4. акт;
  5. выписка;
  6. справка;

Также сюда относят все бумаги, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Они должны быть правильно оформлены, а также содержат росписи ответственных лиц.

Первичная документацияБаза включает в себя несколько основных нормативных актов. Среди них:

  1. .
  2. , утверждающий положения для ведения учета и отчетности бухгалтерского типа;
  3. , регулирующий бухгалтерский учет;

Согласно последнему законодательному акту любой процесс оформления первичного акта требует наличия реквизитов.По законодательству правильное составление документации обязательно, так как на основе нее ведется учет.

Первичка используется для фиксации действий предпринимателя и организации, то есть любая деятельность является подотчетной.

Документация может быть унифицированной или произвольной. Все зависит от типа деятельности и наличия дополнительных факторов, например, есть опасное производство или фирма занимается государственными поставками.Любая бумага содержит ряд данных:

  1. данные лиц, участвующие в операции;
  2. наименование предприятия;
  3. подпись ответственного лица, то есть того, кто имеет право на данную операцию и оформление бланка.
  4. тип и название хозоперации;
  5. наименование и дату составления;

Роспись считается обязательной.

При этом, неважно будет она цифровой или собственноручной.

Главным будет наличие росписи и возможность лица на нее.

За исключением руководителя компании есть ряд лиц, которые имеют полномочия на оформление бумаг.

Эти лица устанавливаются с помощью:

  1. специального приказа;
  2. должностных инструкций;
  3. доверенности.
  4. устава фирмы, то есть учетная политика устанавливает все лица, которые могут подписывать и оформлять первичку;

Важно! Доступ может оформляться даже на постороннее лицо. Важным моментом будет его полноценное оформление.Учетный вариант является фиксированным актом совершения хозяйственной операции, которая проводится в организации.

Учетность в данном случае выражается тем, что такие данные требуются для полноценного учета как бухгалтерского, так и налогового.

Получается, что к учетным документам относятся все оформленные и подписанные бланки.Ранее возможностью обладали два лица в виде руководителя и главного бухгалтера, но после изменения законодательства по умолчанию ее имеет только руководитель.

Дополнительно ею наделяются уполномоченные лица.

Они могут быть уполномочены как с помощью распоряжения, так и по должностной инструкции.

Формирование списка лиц, которые имеют возможность подписывать документацию, осуществляется руководителем и главным бухгалтером.

Любые финансовые бумаги должны заполняться этими лицами, а также их заместителями, если они были внесены в список.По текущим нормам все росписи ответственных лиц должны быть зафиксированы и переданы в требуемые учреждения, например, в банк.Важным моментом будет формирование списка уже на этапе создания организации, то есть информация прописывается в уставе.Утверждение перечня лиц осуществляется непосредственно руководителем.

Но требуется согласование с главным бухгалтером.

При отсутствии данных лиц утверждение может быть передано с помощью специального приказа ответственному лицу.Чаще всего она используется при длительном отсутствии руководителя или привлечения в управленческий орган постороннего для организации лица. Максимальный срок действия составляет три года.При обычных ситуациях роспись принадлежит директору, но этот момент является неактуальным при ликвидации.

Максимальный срок действия составляет три года.При обычных ситуациях роспись принадлежит директору, но этот момент является неактуальным при ликвидации.

С того момента как полномочия были переданы лицу, которое является ликвидатором, обязанность принадлежит ему, то есть после этой процедуры роспись директора будет считаться недействительной.Это связано с тем, что ликвидатор на время ликвидации организации получает весь пакет обязательств.На сотрудника организации чаще всего оформляется акт, если данный момент не учтен в других документах, например, в должностной инструкции. Если гражданин не является работником организации или находится за штатом, то потребуется оформлять доверенность, согласованную с руководителем и имеющую печать предприятия.Законодательно нет ограничений по передаче обязанностей другим лицам, то есть можно дать возможность подписывать бумаги любому человеку.

Подписывать кассовые бланки может кассир, который имеет данную возможность по должностной инструкции. Вся остальная документация должна подписываться непосредственно индивидуальным предпринимателем.

В противоположном случае он будет привлечен к ответственности, так как законодательно передача росписи у ИП не закреплено.Акт используется в тех случаях, когда требуется расширить список лиц, обладающих доступом к бумагам первичного типа. Он составляется руководителем в случае необходимости наделения данными правами штатного сотрудника.Удостоверение специальным распоряжением или доверенностью используется в различных случаях.

Акт используют для штатных сотрудников. Второй вариант может быть использован для любого лица, но чаще всего доверенное лицо выбирается не из штата.В данном случае руководитель сам определяет, каким способом наделить человека возможностями, но приказ не может использоваться для посторонних лиц.Когда требуется проведение внешне корпоративных мероприятий, то требуется составление доверенности.

Приказ на право подписи первичных документовРаспоряжение всегда составляется от имени фирмы. Но здесь есть нюанс в виде обязательного ознакомления руководителя с данным бланком и наличия его росписи после данной процедуры.

Получается, что составляться акт может даже кадровым сотрудником, но утверждать его будет директор, так как именно он имеет необходимые полномочия.Оформление осуществляется за несколько дней до его вступления в силу. Это требуется для предварительного ознакомления сотрудников, которых наделили дополнительными обязанностями.Любой процесс оформления должен быть осуществлен с учетом всех законодательных норм, так как в противоположном случае он будет признан недействительным, а все операции, проведенные назначенным сотрудником, аннулированы.По общему правилу любой акт должен иметь под собой основание. В указанном случае основанием являются статьи и .

Требуется наличие ссылки на данный законодательный акт.Причина передачи также может быть прописана.

Например, это может быть отпуск одного из ответственных лиц или увеличение документооборота.У доверенности есть ряд обязательных пунктов, которые должны быть заполнены. Основная структура доверенности является стандартной, то есть должны быть указаны все лица и их данные.

Дополнительно потребуется наличие нотариального заверения.Еще одним важным моментом будет являться полная информация по организации, то есть вписываются реквизиты.Важно! В доверенности четко прописываются все переданные обязанности. Не должно быть размытых или двусмысленных формулировок.

Также требуется установить срок действия. Он не должен превышать три года.Кроме заполнения всех необходимых данных и удостоверения бланка потребуется прописать законодательную базу в виде , а также желательную фразу «для соблюдения норм законодательства».В распоряжении прописываются все обязанности и типы бумаг, для которых открываются возможности у сотрудника.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Образец приказа о праве подписи счетов фактур

В первую очередь оформляется стандартный бланк.

Далее потребуется прописать ряд пунктов:

  1. печать и датировка.
  2. список документации, которая стала доступна указанным сотрудникам;
  3. данные компании;
  4. информация о сотрудниках, которые получили новые обязательства;
  5. данные лиц, которые оформляют бумагу;
  6. обоснование причины и наличие основания;

Заполнение является стандартным, но потребуется точно указать список сотрудников и предоставленную им возможность.

Отзыв осуществляется двумя способами. При первом случае истекает срок доверенности, что означает автоматическую отмену.

При втором варианте потребуется издать распоряжение, которое отменяет действие предыдущего.

Распоряжение должно содержать все данные предыдущего и дату отмены.

Ответственное лицо должно быть уведомлено и ознакомлено с бумагой.Если доверенность еще не истекла, то потребуется ее также отменять. Оформленные на бланке фирмы должны быть аннулированы руководителем с помощью распорядительного акта.

Если доверенность была заверена у нотариуса, то и отмена действия должна происходить у него.При необходимости в организации могут предаваться определенные обязанности.

Возможность подписывать документацию имеет руководитель и ряд лиц, которые имеют соответствующий допуск. Дополнительно данное право предоставляется с помощью специального распоряжения или доверенности, если необходимо привлечь постороннего человека или требуются операции вне фирмы.Поделиться с друзьями:

С 1 июля 2017 года в силу вступил формат, утвержденный .

Благодаря этому формату можно создать 3 типа документов: счет-фактуру, первичный документ (ТОРГ-12, Акт) или УПД.

В новом формате информация о подписанте обязательна для всех типов документов.Для того, чтобы отправить и подписать корректный документ в новом формате, необходимо заполнить четыре атрибута блока «Подписант»:

  1. Статус
  2. Основание полномочий (доверия)
  3. Основания полномочий (доверия) организации
  4. Область полномочий
  • Вновь заполнить полномочия нужно будет после смены сертификата КЭП. Отредактировать полномочия может пользователь с правами администратора в настройках сотрудника .
  • При первом подписании документа в новом формате (счёт-фактура, первичка или УПД) нужно будет заполнить полномочия подписанта.

    Эти полномочия сохранятся, их не нужно будет заполнять каждый раз.

Выбор полномочий влияет на то, сколько подписей под документом должна будет поставить ваша организация.

Согласно 155 приказу, документ может быть подписан несколькими подписантами. В веб-версии Диадока не реализована множественная подпись документов.В текущей ситуации вы можете наделить подписанта необходимыми полномочиями с помощью доверенности, приказа или иных документов. В этом случае подписант будет один, не нужно будет передавать документ на подпись от одного сотрудника другому, производить контроль и т.д.Если все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) может подписывать одно ответственное лицо, являющееся сотрудником организации продавца или покупателя, рекомендуем заполнить полномочия следующим образом.Являетесь сотрудником организации продавца или покупателя и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).Исходящий документ Область:5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур; или 6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактурСтатус:1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);Должность:директор или бухгалтерОснования полномочий:Должностные обязанностиВходящий документ Область:2 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление; или3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося событияСтатус:1 — работник организации покупателяДолжность:директор или бухгалтерОснования полномочий:Должностные обязанностиЯвляетесь сотрудником иной уполномоченной организации и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД)Исходящий документ Область:6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактурСтатус:3 — работник иной уполномоченной организации;Основание полномочий организации:например, номер и дата доверенности Должность:СпециалистОснования полномочий:Должностные обязанностиВходящий документ Область:3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося событияСтатус:3 — работник иной уполномоченной организации; Основание полномочий организации:например, номер и дата доверенности Должность:СпециалистОснования полномочий:Должностные обязанности Рекомендации о том, какие полномочия выбрать, если подписант не является работником организации или не может подписывать документы различных типов, в разделе «Особенности формата».

Что будет, если документ подписан с нарушением законодательстваВ таком случае документ не будет признан юридически значимым.

Продавец заплатит штраф за невыставленный документ, покупатель не получит вычет НДС.Какой бы документ вы не создавали, важно помнить и выполнять условия законодательства при подписании документов.

Для счета-фактуры — условия статьи 169 НК РФ, для первичных документов — условия 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Соответственно, для УПД должны быть выполнены условия и статьи 169 НК РФ, и 402-ФЗ.

  1. Согласно счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Обычно организации подписывают электронный счет-фактуру 1 подписью уполномоченного лица, тем более, что формат по приказу №93 позволял подписывать счет-фактуру только 1 подписью.
  2. Согласно в первичном документе должна быть подпись лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо подпись лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Оформление реквизита «Подпись» в отсутствие должностного лица

23 сентября 2015 в 14:31 66739 Поделиться 0 Поделиться 0 Поделиться В зависимости от способа замещения временно отсутствующего руководителя подпись его дублера на документе будет разной (пишется замещаемая должность или «родная»).

Мы объясняем, чем отличаются штатное заместительство, временный перевод и совмещение должностей, а также каким составом документов это оформляется (тогда вы сможете понять разницу и доказать всем заинтересованным лицам тот факт, что документ подписан уполномоченным дублером). Поясняем и особенности временного выполнения обязанностей уволенного руководителя.

Поясняем и особенности временного выполнения обязанностей уволенного руководителя. Кроме того, вы разберетесь с приставками «и.о.», «вр.и.о.», «за» и косой чертой перед должностью, на каких документах можно поставить факсимиле.

Поймете, как внести исправления в сведения о подписанте, если перепечатать проект документа перед подписанием невозможно (как грамотно зачеркивать и удостоверять это). В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты.

Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:

  1. сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
  2. ставит личный росчерк,
  3. затем – его расшифровку в виде инициалов и фамилии.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование ­организации – см. Пример 2. Пример 1Оформление подписи на бланке организации Оформление подписи не на бланке организации Вот что говорят методические документы относительно нашей темы – подписания документов в отсутствие должностного лица: Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:

  1. проект документа может подписать работник, на которого должным образом «переложены» полномочия отсутствующего должностного лица;
  2. заметим, что запрет на проставление косой черты или дописывания предлога «За» относится не только к федеральным органам исполнительной власти, но и входит во многие отраслевые инструкции по делопроизводству, например, в высших учебных заведениях, в службе судебных приставов, в Федеральной миграционной службе и др.
  3. даже если в проект уже внесены должность и фамилия отсутствующего руководителя, подписывающий документ должен указать свои данные. Ничего не говорится о том, что в этом случае делать с проектом, но очевидно, что его придется переделать: ни зачеркивания, ни пустой реквизит с надписью от руки не украсят документ;

Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя.

Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.

От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.

При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности.

«Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя. Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно.

Необходимы приказ, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности.

И приказ, и доверенность издаются единожды. На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ.

Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник.

Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность. С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности.

Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ.

Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами. Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст.

60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату. При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что ­существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».

Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации.

Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера.

Это делается разными документами.

Поясним назначение каждого из них:

  1. доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.
  2. в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
  3. это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.
  4. оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
  5. приказ:
    • оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
    • это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.

    Приказ нужен в обязательном порядке при любом способе передачи полномочий, в нем конкретизируется их состав. А вот условия оплаты за замещение лучше отражать в отдельном приказе, чтобы не будоражить воображение его читателей. Хотя и состав полномочий, если они передаются дублеру целиком без корректировок, можно не перечислять в приказе, а сделать ссылку на другой документ, где они есть, ­например, на «Положение о генеральном директоре Общества»;

При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица.

В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при ­оформлении договоров).

Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически.

И если для менеджеров среднего звена это не так ­актуально, то «топам» лучше подстраховаться.

Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров.

А вам потребуется:

  1. раздобыть копию приказа;
  2. если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.
  3. выяснить точно, какой способ замещения выбран;

Тогда вы сможете:

  1. правильно оформить его подпись на документе;
  2. подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.
  3. понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора.

    Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ­ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;

Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты. Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности».

Тогда реквизит оформляется так: Пример 3 Подпись исполняющего обязанности Подпись временно исполняющего обязанности Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности ­руководителя – это временное совмещение.
Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности ­руководителя – это временное совмещение.

Пример 5 Подпись дублера с «родной» должностью Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности ­подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего): Пример 6 Подпись с указанием основания подписания документа данным лицом на внутреннем документе В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа.

И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность. Если замещение было осуществлено путем временного перевода, то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е.

у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим ­образом: Пример 7 Подпись при временном переводе на вышестоящую должность При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными».

В подписи ­указывается его обычная должность: Пример 8 Подпись штатного заместителя с «родной» должностью Пример 9 Подпись штатного заместителя с «родной» должностью Обратите внимание: в Примерах 1–9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О. Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько.

Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.

Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями.

А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать.

Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают ­только действительно неотложные проекты документов. Казалось бы, элементарный выход из ситуации.

Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе ­помощника и доступен круглосуточно.

Почему бы им не ­воспользоваться? Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да – факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые ­последствия, нужно помнить о ст.

160 ГК РФ: «Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение – в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см.

Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа. В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или ­уполномоченного должностного лица).

Пример 10 Фрагмент гражданско-правового договора, дающий возможность использовать факсимиле Пример 11 Фрагмент гражданско-правового договора, дающий возможность использовать определенные факсимиле на определенных документах Будьте внимательны – есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность).

Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об ­исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях. Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта): Пример 12 Преамбула и подпись на договоре (если есть возможность изменить подписанта в проекте документа) Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать ­аналогичные договоры.

Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером.

Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О.

«основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально?

Зачеркивать устаревшие сведения и ­вписывать рядом новые? Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).

Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует.

Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании. Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа – см.

«!» в Примере 13, в данном случае ­приложение копии доверенности к договору обязательно): Пример 13 Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях») Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали.

Как быть в этой ситуации?

Кому принадлежит право первой и второй подписи

2252 Содержание страницы Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам.

Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Может ли другого человека? Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов.

Приведем некоторые из них:

  1. ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
  2. ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей.

В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе. Как заполнить для банка? ВАЖНО!

Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится. Причины могут быть различными:

  1. болезнь, отпуск, командировка руководителя;
  2. значительные объемы документооборота.
  3. круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

  • Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.
  • Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
  • Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
  • За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок.

Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав. Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.).

Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами. Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом.

Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст.

185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы.

На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.). Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

  1. персональные данные замещающего лица;
  2. перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О.

(«исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно. Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно. В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст.

14 Положения):

  1. касающиеся финансовых обязательств и кредитов.
  2. расчетные;
  3. денежные;

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации.

Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст.

7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера. Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику.

В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

  1. Если в силу Устава у организации два равно наделенных полномочиями руководителя, право первой подписи определяет Устав. Право второй подписи главного бухгалтера не возникает автоматически, при заключении трудового договора. Им работник может быть наделен так же, как и правом первой подписи – на основании доверенности либо приказа.
  2. Право подписи руководителя на документах организации является абсолютным, проистекает из норм ГК РФ и ряда федеральных законов, подзаконных актов. Это право может быть передано любому лицу в организации или вне ее на основании приказа, доверенности.

Право подписи в ООО

Общество признается самостоятельным субъектом гражданского оборота.

Однако действует организация всегда через своих представителей. Руководитель ООО, должностные лица или иные специалисты наделяются правом подписи.

Такие посредники приобретают полномочия в силу закона, устава, доверенности, приказа или судебного решения. Порядок зависит от типа документов и статуса физлица.

Пренебрежение должным оформлением грозит недействительностью сделок и невозможностью проведения хозяйственных операций. Право подписи документов от имени ООО автоматически признается только за руководителем. наделяет единоличный исполнительный орган следующими полномочиями:

  1. выдача доверенностей;
  2. представительство в государственных и муниципальных структурах;
  3. издание приказов, в том числе о найме, увольнении и переводе сотрудников;
  4. заключение сделок;
  5. отстаивание интересов компании в отношении с третьими лицами.

Глава общества действует на основании устава.

Условием беспрепятственного осуществления полномочий является внесение информации о нем в ЕГРЮЛ. Штатным сотрудникам и сторонним специалистам право подписи предоставляется директором ООО. Существует два способа: Приказ Доверенность Составление некоторых документов может входить в обязанности штатных сотрудников.

Так, должностная инструкция рядового бухгалтера предполагает оформление накладных, путевых листов, счетов. Кладовщик должен визировать акты приемки, мастера – подавать отчеты о выполненной работе. Право подписи таким специалистам предоставляется в момент назначения на должность (кадровый приказ).

Кроме того, в компании утверждается перечень лиц, которым разрешено подписывать внутренние финансовые документы (). Такие распоряжения действуют только внутри организации. Они не имеют обязательной силы для третьих лиц и не могут адресоваться нетрудоустроенным специалистамДиректор общества может наделить штатного сотрудника или стороннего специалиста правом подписания специфических документов.

С этой целью оформляется доверенность (). Так, письменное уполномочие выдается: · на получение товарно-материальных ценностей с оформлением приемочных актов; · на подачу документов в прокуратуру, МВД РФ, суды, прочие государственные органы; · на работу с обслуживающим организацию банком и т. д. Доверенность на право подписи удостоверяется директором.

Нотариальное свидетельствование не требуется (п. 4 ). Правило распространяется на все инстанции, включая налоговые органы.

Настаивать на удостоверении доверенности от имени ООО служба не вправе. Оформить документ можно на лицо, не состоящее с организацией в трудовых отношениях. Если речь идет о штатном сотруднике, полномочия могут выходить за рамки служебных обязанностей.

В этом основное отличие доверенности от приказа Право подписи может предоставляться должностным лицам общества и отраслевыми нормативными актами.

Так, главному бухгалтеру предписывается визировать кассовые документы.

Директор компании вправе возложить эту обязанность на другое лицо, выдав доверенность или издав приказ.

Главному же бухгалтеру достаточно назначения на должность.

Аналогичная ситуация складывается со счетами-фактурами. Требование о наличии в форме подписи главбуха закреплено .

Выступать от имени организации и визировать деловые бумаги могут разные лица. Условно их можно поделить на несколько групп: Категория ОснованиеПримеры Перечень документов Единоличный исполнительный органУстав, ст.

ст. и закона 14-ФЗГенеральный директор, президент, управляющий Список остается открытым. В него входят сделки, приказы, распоряжения, доверенности и пр.

Коллегиальный исполнительный орган Устав, Председатель правления или дирекции Компетенция определяется уставом Коллегиальный орган управленияУстав, Глава Объем полномочий прописывается уставом Собственники Устав, ст.

–, – , Учредители и участники, вошедшие в состав ООО после создания Владельцы общества вправе подписывать протокол общего собрания. Единоличный участник издает решения.

Учредителям ООО также предоставляется право подписи заявления Р11001 Штатные сотрудники Приказ директора о подписании документовГлавный бухгалтер, заместители директора, юрист, инспектор отдела кадров, кассир и т. д.Перечень устанавливается должностной инструкцией или внутренними нормативными актами Представители Доверенность ООО на право подписиАдвокаты, судебные защитники, специалисты, привлеченные на условиях аутсорсинга Список документов прописывается в доверенности Органы контроля Устав, Ревизор или председатель ревизионной комиссии Подпись ставится на заключениях и отчетах, а также приложениях к ним Независимые специалисты Судебное решение, Внешние и конкурсные управляющие, специалисты, ответственные за финансовое оздоровление фирмыПолномочия таких представителей определяются процессуальным положением.

Так, компетенции посвящены ст. , , закона 127-ФЗ. Управляющие действуют за директора либо совместно с ним, в интересах конкурсных кредиторов Ликвидаторы Устав, решение общего собрания собственников или единоличного учредителя, ст. – закона 14-ФЗПредседатель ликвидационной комиссииЛиквидатор подписывает весь комплекс документов по прекращению деятельности компании.

Он выступает за руководителя ООО, признается заявителем на этапе регистрации закрытия бизнеса Пренебрежение правилами грозит недействительностью сделок, отказом в приемке отчетности и прочими негативными последствиями.

  • Договоры. Соглашения, заключенные неуполномоченным лицом, не порождают правовых последствий для общества. Исключения составляют сделки, признанные компанией (, ). Одобрить договор должен директор. Если речь идет о крупных сделках, разрешение дает общее собрание учредителей.
  • Первичные документы. Принять к учету формы, составленные с нарушением и , нельзя. Если на бланке отсутствует подпись главного бухгалтера либо имеется росчерк лица, неуполномоченного директором, документ считается недействительным. Компания теряет право на налоговые вычеты, так как не может подтвердить реальность и обоснованность расходов.
  • Распоряжения. Право подписи приказов и выдача доверенностей отнесены к исключительной прерогативе директора. Исключения предусмотрены лишь для случаев передачи функций управляющей организации или специалисту ( того же нормативного акта). Если распоряжения изданы неуполномоченным лицом, исполнению они не подлежат.
  • Заявления и обращения. Подача документов неуполномоченными лицами является основанием отказа от их рассмотрения (, и т.д.). Процессуальные сроки могут быть пропущены.

Таким образом, право подписи – это особый юридический инструмент, позволяющий организации участвовать в гражданском обороте.

В отношения с другими хозяйствующими субъектами общество вступает посредством привлечения посредников – конкретных людей. Именно физлицо всегда ставит подпись на документах.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+