Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Налоговое право - Нужно ли объяснять налоговой для чего взят подотчет

Нужно ли объяснять налоговой для чего взят подотчет

Нужно ли объяснять налоговой для чего взят подотчет

Подотчетное лицо – директор


Анонсы 7 декабря 2021 Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. 24 ноября 2021 Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

18 мая 2017

Andrei_R / Shutterstock.com Организация является субъектом малого предпринимательства. За несколько лет в подотчете у директора (он же учредитель) накопилось несколько миллионов рублей. Как можно уменьшить подотчет?

Какие налоговые последствия возможны в ситуации, когда подотчетное лицо — директор? В настоящее время на территории РФ порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями установлен Указанием Банка России «» (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У)), в соответствии с которым наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, могут быть выданы под отчет сотруднику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера (, ). Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег ().

По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.

При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

Специалисты Минфина России () пояснили, что, поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания ().

При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка сотрудника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (). Кроме того, компания вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу (). Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности) (, ).

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (, , ). Арбитражная практика по данному вопросу противоречива.

Президиум ВАС РФ () указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ.

Аналогичный вывод в свое время делал и Минфин России (). Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды (), подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.

При этом при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды исходят из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении ВАС РФ () указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей.

Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ. Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ.

Если же документальное подтверждение производственной направленности полученных директором под отчет денежных средств отсутствует, в этом случае, по мнению автора, велик риск переквалификации рассматриваемых сумм в доход, подлежащий обложению НДФЛ (, ).

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с и (). При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, то есть у физлица возникает экономическая выгода и, соответственно, доход в размере суммы прощенной задолженности.

По мнению специалистов Минтруда России и ФСС России, в случае, если подотчетное лицо не отчиталось в срок, установленный , и работодатель принял решение не удерживать сумму задолженности из заработной платы, то такие выплаты рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

При этом если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (; ). Суды в этом вопросе придерживаются иной точки зрения. Так, в одном из дел ( ( в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано)) рассматривалась правомерность начисления ПФР страховых взносов на сумму задолженности бывшего работника по выданным ему под отчет денежным средствам.

Поскольку работник был уволен, а подотчетные средства не были возвращены и авансовые отчеты не были представлены, ПФР посчитал, что выданные работнику денежные средства являются его доходом, на который организация должна была начислить страховые взносы.

Судьи сочли доводы ПФР необоснованными и поддержали выводы судов первой инстанции () о том, что суммы, полученные под отчет на хозяйственные нужды организации, не соответствуют понятию дохода в смысле, придаваемом указанному понятию законодательством, поэтому они не подлежат учету в качестве базы для начисления страховых взносов. Арбитры подчеркнули, что отсутствие подтверждающих документов о расходовании подотчетных средств или возврате их в кассу организации не свидетельствует о получении работником дохода.

Таким образом, в данной ситуации не исключено, что при проверке правильности исчисления страховых взносов организации будут доначислены страховые взносы на подотчетные суммы, не возвращенные в кассу организации.

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга, по мнению представителей ФСС России, также подлежит обложению страховыми взносами. Об этом свидетельствует судебная практика (, , , ). В указанных постановлениях суды поддержали компании и признали, что сумма прощенного долга (речь идет о прощении долга, возникшего из договора займа) не подлежит обложению страховыми взносами.

Если организация освобождает физическое лицо от возврата денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение. В соответствии со по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

Как указал Президиум ВАС РФ (), квалифицирующим признаком дарения является его безвозмездность (). При этом гражданское законодательство исходит из презумпции возмездности договора (). Поэтому прощение долга является дарением только в том случае, если судом будет установлено намерение кредитора освободить должника от обязанности по уплате долга в качестве дара.

Следует отметить, что в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает (, ).

Ираида Башкирова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Источник: Теги: , , , , © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021.

Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ. Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года. ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д.

1, стр. 77, . 8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок) Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб.

3136), . Реклама на портале. Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Свод решений подотчетных проблем

Соблюдать абсолютно все положения официальных документов о подотчете способен не каждый бухгалтер.

Важно найти грань, которая позволит избежать лишней работы без опасности нарваться на штраф.

Наши специалисты помогут вам в поисках.Единственный способ избежать неприятностей с подотчетниками – не выдавать им денег.

Вот только вряд ли он для кого-нибудь приемлем. Как-никак, а оплачивать хозяйственные, командировочные и представительские нужды по «безналу», мягко говоря, не очень удобно. Одно можно сказать уверенно: подотчетных проблем станет гораздо меньше, если работников грамотно инструктировать. с оттенком запугивания. Психологи уверяют, что каждым человеком движет страх.

с оттенком запугивания. Психологи уверяют, что каждым человеком движет страх.

Но оставим это. Рекомендуем выдавать подотчетникам памятки с вашими требованиями.

Вот примерный вариант памятки. Ниже проговорим все «пикантные» моменты о подотчете, о которых надо знать каждому бухгалтеру. Доверенность нужна? «Всем работникам, получающим деньги под отчет, – учат в институте на экономическом факультете, – будете выписывать доверенность в обязательном порядке.

Причем она должна быть выписана по форме № М-2.

Возьмите это себе за правило».

Не будем с этим спорить. Доверенность лишней не будет в любом случае.

Но всегда ли ее выдавать целесообразно?

Нет. Она не нужна работникам, которых отправляют на почту или в магазин, чтобы купить всякую мелочь: канцелярские товары, продукты для банкета и т. д. Ведь по сути доверенность нужна, чтобы лишний раз доказать, что человек представляет интересы фирмы.

Конечная же цель этого – получить счет-фактуру и накладную (акт).

Так вот кассир магазина этих документов не выписывает. Он даже не знает, как это делается, и просто не вправе их подписывать. Так что будь у вашего работника хоть десять доверенностей, хоть ни одной, счета-фактуры и накладной от продавца за прилавком он добьется вряд ли.

Ну, если, конечно, не обратится к администрации. Счета-фактуры и накладные (акты) выписывает бухгалтерия или в крайнем случае менеджеры.

Подотчетнику обычно их делают, когда фирма через него наличными расплачивается с поставщиком за что-то более серьезное: партию товаров, выполненный ремонт, оказанную услугу и т. д. Только в таких случаях имеет смысл выписывать доверенность с указанием данных, которые нужны для оформления документов. Хотя в ее отсутствие, сами понимаете, все вопросы можно решить по телефону.

Вернемся к случаю, когда работник идет в обычный магазин. Ничего страшного от того, что ему не дадут счета-фактуры, не произойдет.

Имея на руках кассовый чек, вы без проблем сможете отразить затраты в налоговом учете. Инспекторы на это право не посягают. Зачесть НДС можно на основании лишь кассового чека.

Правда, как говорят налоговики, в нем должен быть выделен НДС.

А если не выделен? Переходим к следующей проблеме. В чеке не выделен НДС.а так бывает часто: бухгалтер берет в руки полученный от работника чек ККМ, смотрит и строку «в т. ч. НДС» в нем не находит. Потом он мается: принимать ли к вычету сумму налога или не принимать.

Проведем краткий экскурс по проблеме. В статье 168 Налогового кодекса написано: «в расчетных документах. соответствующая сумма налога выделяется отдельной строкой».

Кассовый чек, очевидно, таким документом как раз является.

Поэтому инспекторы делать в таких случаях зачет НДС запрещают. Но знайте: это неправомерно. Всего условий для налогового вычета как было четыре, так четыре и осталось (ст. 171, 172 НК РФ). Условия же о том, что налог в документе должен быть выделен, в их числе нет.

По этой причине работники МНС в суде такие дела проигрывают (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14 апреля 2003 г. по делу № Ф04/3279-724/А03-2003). Правда, доказать, что сумма НДС фактически продавцу была уплачена, должна именно фирма.

Например, она может показать счет-фактуру или приходный кассовый ордер, где налог выделен. Если эти документы доставать проблематично (обычно это происходит в розничном магазине), разумно поступить следующим образом. Сказать работнику, чтобы он помимо кассового чека требовал от кассира еще и товарный чек, в котором сумму НДС кассир должен отразить отдельно.

Кроме того, в товарном чеке продавцу надо указать номер кассового чека со временем и датой. В этом случае вы обезопасите себя полностью.

Если же у вас на руках оказался лишь кассовый чек без выделенного НДС и других документов нет, зачитывать налог не рекомендуем. Это гарантированно приведет вас в суд.

Не закрыт предыдущий подотчет

«Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу»

– гласит пункт 11 Порядка ведения кассовых операций (утвержден решением ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г.

№ 40). Вот так. Получается, если ваш руководитель брал в кассе деньги и вы оформляли подотчет, то реши он взять их еще раз – оформлять надо уже заем. Иначе нарушится Порядок. Стоит ли так строго его придерживаться? Отвечаем: не стоит. Хоть он и действует, ответственности за его нарушение не существует.

Инспектор, конечно, может намекнуть на статью 15.1

«Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций»

КоАП.

Но это произойдет, если он читал ее невнимательно. В статье перечислены конкретные нарушения, за которые штрафуют.

Про подотчет в ней нет даже упоминания. Тем же, кто не любит нарушать официальные документы, несмотря на безнаказанность, предложим вполне законное решение. Первым делом оформите возврат суммы предыдущего подотчета.

Разумеется, деньги в кассу фактически вносить не надо.

Надо только выписать «приходник». После этого выдайте сотруднику нужную сумму в новый подотчет.

А в «расходнике» надо будет прописать сумму обоих подотчетов. Единственное пожелание: не ставьте этот способ «на поток», чтобы отчитываться работники все же не забывали. Максимальная сумма подотчетаДенег своему работнику под отчет вы можете выдать столько, сколько хотите. Хоть миллион. Верхний предел законом не установлен.
Хоть миллион. Верхний предел законом не установлен. Надо сказать, это здорово выручает лукавых бухгалтеров.

Объясним. Как известно, денег в кассе должно быть не больше определенной суммы – лимита, установленного по согласованию с банком.

За несоблюдение этого требования фирму по вышеупомянутой статье 15.1 КоАП могут оштрафовать на 50 000 рублей. Согласитесь, сумма немаленькая.

Но на практике часто случается так, что по документам в кассе на конец дня денег числится больше, чем должно было быть. Или, например, фирма получила большую наличную выручку, но сдать ее в банк не успела (или не захотела). Что в этом случае делает бухгалтер?

На всю сумму превышения он оформляет работнику подотчет «на хозяйственные нужды». Само собой, все это происходит только на бумаге. Когда нужно, деньги подотчетник формально возвращает.

Бывали случаи, когда инспекторы считали выданную сотруднику сумму подозрительно большой.

Расценивали это как заем в его пользу и соответственно насчитывали НДФЛ с суммы материальной выгоды. Понятно, кроме слов «у нас есть все основания полагать», никакого обоснования этому не было. Если вдруг и вы с этим сталкиваетесь, имейте в виду: в суде по этому вопросу на сегодняшний день они не выиграли ни одного дела.

Понять налоговых работников можно. И вправду, выдача денег под отчет – самый оптимальный вариант беспроцентного кредитования работника. Ведь в этом случае платить подоходный налог он не будет.

Если вы решите воспользоваться этой схемой, не забудьте утвердить приказом руководителя срок, на который фирма дает работнику деньги. Ведь это единственный способ проконтролировать их возврат.

Итак, о сроках. Предельный срок подотчетаСрок подотчета законом не ограничен. По идее его должен установить своим приказом руководитель. И в течение трех дней после окончания этого срока сотрудник должен отчитаться.

Все это опять же установлено Порядком ведения кассовых операций. И опять же ответственности за отсутствие на фирме установленных сроков нет.

Такие уж у нас законы. Проблемы могут возникнуть, когда директор, как положено, срок установил. Так, если проверяющий обнаружит, что подотчетник вовремя не сдал авансовый отчет, он может заявить: «Я вам докладываю. Ваш работник, Иванов Иван Иванович, получил беспроцентный заем.

Посему спрашиваю вас: начислили ли вы НДФЛ на материальную выгоду?» Несмотря на абсурдность такого заявления, это встречается сплошь и рядом.

Знайте, на вашей стороне два неоспоримых аргумента. Во-первых, кодексом не предусмотрено, что материальная выгода может возникать с просроченных подотчетником денег.

Во-вторых, деньги выдавались работнику именно под отчет. А о том, что они впоследствии могут быть признаны его доходом, ни в одном законе не сказано.

Многие фирмы уходят от этой конфликтной ситуации просто. Срок, на который выдаются деньги, они не определяют вовсе.

В этом случае и пропустить его невозможно.

Правда, говорить, что в этом случае придирки будут исключены, нельзя.

Смотрите, что пишут контролеры из Санкт-Петербурга: «.когда установлены факты длительного нахождения средств организации у подотчетных лиц и имеется согласие организации признать такие отношения заемными, налоговая инспекция вправе. (потребовать начислить НДФЛ. – Прим. ред.). В случае несогласия организации вопрос разрешается в судебном порядке.» (письмо УМНС по г.

Санкт-Петербургу от 28 июня 2000 г.

№ 05-07/10352). Иными словами, если инспектор посчитает, что деньги у работника находятся слишком долго (может, это будет месяц, а может, и десять лет), не исключено, что доказывать свою правоту вам придется в суде.

Чтобы свести вероятность споров с налоговой к нулю, рекомендуем сделать следующее. Приказом директора установите большой срок подотчета, например полгода. На это вы имеете полное право.

Оснований у инспекторов потом предполагать, что работник долго не отчитывается, не будет. Само собой разумеется, что подотчетник будет отчитываться в те дни, которые ему скажут. Рычагов воздействия на него, если он вздумает деньги не возвращать, у вас предостаточно: от удержаний из «черной» зарплаты до увольнения.

Утром стулья – вечером деньгиСитуация: ваш сотрудник купил что-то для фирмы и потратил свои личные деньги.

Товарный и кассовый чеки вам он представил, и понесенные расходы вы ему в будущем возместите.

Наверняка у вас возникнет вопрос: когда зачитывать НДС? Сотрудники налоговой службы утверждают, что это можно сделать лишь после того, как деньги подотчетнику вернут.

Эта точка зрения высказана в письме УМНС по г. Москве от 31 октября 2003 г. № 24-11/61305. Подотчет в приведенном случае инспекторы не признают.

Это больше похоже на заем работника в пользу фирмы. Поспорить с этим, действительно, сложно. Ведь сотрудник передает фирме то, что ему фактически принадлежит (он же покупал ценности от своего имени).

Контролеры ссылаются на то, что фирма, делая покупку, никаких реальных расходов не несет. А чтобы зачесть НДС, она ценности должна оплатить.

Неувязочка выходит с Налоговым кодексом.

Дело в том, что он не связывает право на зачет НДС с тем, за счет каких средств – собственных или заемных – компания купила ценности. Это во-первых. Во-вторых, заемные деньги находятся у фирмы именно в собственности. Об этом прямо сказано в статье 807 Гражданского кодекса.

Значит, фирма, по сути, расплачивается уже своими деньгами и становится собственником товара непосредственно в момент оплаты. Таким образом, если вы зачтете НДС до того, как компенсировали подотчетнику расходы, правда будет на вашей стороне. Несмотря на это, мы советуем с налоговым вычетом все же повременить.
Несмотря на это, мы советуем с налоговым вычетом все же повременить.

Поводом, чтобы согласиться с инспекторами, служит недавнее письмо Минфина России от 1 марта 2004 г.

№ 04-03-11/28. В нем финансисты написали:

«.в случае оплаты товара не налогоплательщиком, а третьим лицом налог по этому товару для целей вычета будет считаться оплаченным в момент погашения задолженности налогоплательщика перед третьим лицом»

. В довесок ко всему судьи по этому вопросу к единому мнению не пришли. Среди положительных решений – постановление ФАС Центрального округа от 6 мая 2003 г.

по делу № А09-8580/02-16. Среди отрицательных – постановление ФАС Уральского округа от 20 марта 2002 г.

№ Ф09-530/02-АК. документПамятка подотчетнику

  • Отчитаться за деньги вы должны в те сроки, которые установлены приказом руководителя вашей фирмы. В последний день этого срока в бухгалтерию надо сдать авансовый отчет и приложить к нему все перечисленные документы.
  • Если этих документов не будет, то перерасход денег вам не возместят. Более того, сумму денег, выданных вам в подотчет, удержат из вашей зарплаты.
  • Если вы что-то покупаете в магазине (то есть в рознице), требуйте от продавца чек ККМ и товарный чек (его должен выписать продавец). Дополнительно попросите и счет-фактуру. Если вам повезет, работники магазина счет оформят.
  • © 2001–2020, Клерк.Ру.
  • Если вы оплачиваете те или иные работы (например, по ремонту компьютера или автомобиля фирмы), потребуйте с мастерской копию заказа-наряда на выполнение ремонтных работ, счет-фактуру, чек к приходно-кассовому ордеру и чек ККМ. Вместо чеков вам могут выдать бланк строгой отчетности. Эти документы подтверждают тот факт, что деньги фирмы вы потратили по назначению.
  • Если вы что-то покупаете у оптовиков, требуйте с них накладную, счет-фактуру, квитанцию к приходно-кассовому ордеру и контрольно-кассовый чек. В этих документах должна быть указана сумма НДС, которую вы заплатили продавцу.

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа


Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017.

Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У. Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности.

Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации. Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании.

Ими выступают любые работники предприятия. До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но в 2017 году, с 19 августа, стало проще выдавать подотчетные сотрудникам.

Изменения предусмотрены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

С 19.08.2007 заявление предоставлять не обязательно.

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная.

Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

  1. регистрационный номер документа;
  2. сумма наличных денег;
  3. подпись директора и дата.
  4. Ф.И.О. лица;
  5. срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно);

Проводить расчеты с подотчетными лицами допускается по новому образцу заявлений: В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 рублей.

Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ .

Считается, что это ограничение превышать нельзя.

Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У).

А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется.

Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины. Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Здесь ЦБ внес изменения в подотчет.

Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Но новые требования к оформлению подотчетных сумм не устанавливают конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах.

Он указывается в приказе работодателя.

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета.

По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Принимая отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО. С 01.07.2019 в состав кассового чека или БСО, выдаваемого вместо него, включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН. Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните: 1.

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните: 1.

Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке. 2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо.

И кассовый чек оформляется в обычном порядке. Поскольку внесены коррективы в порядок выдачи денег, изменения по подотчетным суммам в 2021 году коснулись и документации.

Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами. Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия.

Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России ). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями: 1.

При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению.

Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами.

Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина ).

Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия.

Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике. 5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме.

Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859). 8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Подведем итог сказанного: 1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно. 3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций.

За нарушение этого порядка грозит штраф (ч.

1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  1. для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  2. для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Чем опасна бесконечная выдача денег под отчет руководителю фирмы

» » » » » »

Многие компании грешат бесконечной выдачей под отчет денег своему директору или иному сотруднику высокой должности. Делается это, как правило, для того, чтобы не сдавать сверхлимитные средства в банк, или для того, чтобы скрыть выдачу средств на собственные нужды собственнику фирмы, который обычно является и ее руководителем.

Однако такой бесконечный подотчет чреват неприятностями!

Эту операцию проводят многие бухгалтеры.

И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании. На следующий день, например, в его начале «возвращается» из-под отчета, а в конце рабочего дня происходит снова списание некоторой суммы. И так каждый день. Это и называется бесконечным подотчетом.

Прежде всего, стоит напомнить, что своим пунктом 1 статья 15.1 КоАП РФ наказывает обычную организацию только за:

  1. за расчеты наличными средствами с другими организациями или предпринимателями в суммах, превышающих установленный Указанием Банка РФ №3073-У от 07.1013г. лимит наличных расчетов – т.е. 100 тысяч рублей (в валюте РФ) и сумму, эквивалентную 100 тыс.рублей, если расчеты производятся в иностранной валюте. При этом следует иметь в виду, что данный лимит распространяется на расчеты по любым гражданско-правовым договорам, заключенным между организациями и (или) предпринимателями;
  1. за полное или частичное неоприходование в кассу наличных денег, причем, любых, а не только выручки;
  1. за нарушение порядка хранения свободных денежных средств.

    Согласно абз.7 п.2 Указания Банка России №3210-У от 11.03.14г.

    под свободными денежными средствами понимаются наличные деньги, которые превышают установленный предприятием кассовый лимит и фактически находятся в кассе.

    И храниться такие средства должны только на банковском счете;

  1. за накопление наличных денег в кассе сверх установленного на предприятии кассового лимита. Исключение составляют накопления денежных средств в те дни, когда производится выплата зарплаты, стипендий и иных вознаграждений, которые относятся к фонду оплаты труда (согласно методологии, используемой для заполнения форм статистического наблюдения), и когда выплачиваются средства социального характера.

    В эти дни, когда абз.8 п.2 Указания №3210-У допускается превышение в кассе ее лимита, включают и день снятия наличности со счета в банке для осуществления указанных выплат. Кроме того, допускается хранение денег сверх лимита в кассе в нерабочие праздничные и выходные дни, но только в том случае, если организации и предприниматели в эти дни ведут кассовые операции.

В числе выше указанных нарушений нет ответственности за нарушения правил выдачи подотчетных средств.

В частности, это подтверждается выводами, сделанными в Постановлении от 26.03.2014 г.

Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013.

Суть рассматриваемого в этом Постановлении вопроса заключалась в том, что предприятие периодически выдавало под отчет своему руководителю денежные средства, которые превышали установленный кассовый лимит.

Руководитель компании не предоставлял отчета по ранее полученным им подотчетным средствам. Налоговая инспекция посчитала такое поведение, подпадающим под статью 15.1 КоАП РФ. Но суд выразил мнение, что в действиях руководителя компании есть нарушения только в порядке выдачи наличных денег под отчет, но нет нарушений, какие предусмотрены п.1 ст.15.1 КоАП РФ, т.е.

нет оснований считать, что таким образом предприятие накапливало деньги сверх лимита и нарушало порядок хранения свободных денежных средств.

Более того, Суд сделал вывод, что свободными наличные средства являются до того момента, пока они не выданы под отчет уполномоченному лицу на цели деятельности компании.

Таким образом, после выдачи этих средств под отчет статус «свободных» они теряют, а значит, именно на эти суммы не распространяется обязательство хранить их на банковском счете компании и не распространяется наказание, предусмотренное п.1 статьи 15.1 КоАП РФ. Однако рано радоваться. Суд в рассмотренном Постановлении отказал налоговой инспекции только потому, что она вменила нарушение в виде накопления сверхлимитных средств путем выдачи бесконечного подотчета, а фактически доказывала отсутствие у предприятия права на выдачу его руководителю денег под отчет без предоставления отчета по ранее уже выданным суммам.

Но есть решения и в пользу налогового органа. Например, Решение Московского горсуда от 14.08.13 г.

по делу №7-1920/2013. В этом случае тоже был выявлен бесконечный подотчет, т.е.

руководитель компании сдавал подотчетные деньги в кассу и тут же получал их в большей сумме снова под отчет.

Указанные операции оформлялись приходными и расходными кассовыми документами. Налоговый орган сделал вывод, что предприятие нарушает порядок хранения свободных денежных средств.
И суд этот вывод поддержал, сославшись на то, что:

  1. денежные средства «покидали» кассу на незначительный промежуток времени и возвращались обратно в полном объеме.
  2. наличные средства, выдаваемые под отчет, не расходовались, в том числе и на нужды, перечисленные в Указании №3073-У Банка России;
  3. руководитель компании не сдавал авансовых отчетов, из которых был бы виден сам факт расхода средства и их целевое или нецелевое использование;

Таким образом, руководитель компании, по мнению суда, при оформлении сверхлимитного остатка денег, как выданного под отчет на хозяйственные нужды, действовал фиктивно и фактически подменил собой кредитную организацию, храня свободные денежные средства (т.е.

сверхлимитные) у себя. Как итог – компания и ее директор были наказаны на основании п.1 статьи 15.1 КоАП РФ. Почему не наказывают предпринимателей за подобные правонарушения?

Потому что они их не допускают: в отличие от юридического лица предприниматель может списать на собственные нужды в конце дня всю наличность из кассы до копейки!

И ему не нужно оформлять бесконечный подотчет.

Тем более, Указание Банка России №3073-У даже лимита не предусматривает при выдаче наличности предпринимателю для личных целей.

Как только при проверке порядка ведения кассовых операций налоговая инспекция видит выдачу средств руководителю компании под отчет и возвращение этих денег через день-два в кассу предприятия, то считается – таким образом предприятие хранит сверхлимитную наличность. Свои доводы налоговики строят, исходя из того, что:

  1. авансовый отчет не сдается;
  2. деньги не расходуются совсем, в том числе и на нужды предприятия;
  3. в заявлении на получение средств из кассы (если данное заявление есть вообще) указывается фиктивная цель. И само заявление нужно лишь для формального соблюдения требований Указания Банка РФ №3210-У.

И даже если будет сдаваться нулевой авансовый отчет, налоговый орган будет делать упор на отсутствие фактического расхода подотчетных денег. Именно этот факт послужит главным доказательством подмены действиями руководителя компании обязанности предприятия хранить сверхлимитные деньги на банковском счете.

Особенно, если под отчет «выдается» несколько десятков или сотен тысяч рублей, и эта сумма от раза к разу увеличивается. В итоге, сразу видно, что вся процедура по возвращению и последующей выдаче наличности под отчет является фиктивной! Более того, налоговый орган может поставить под сомнение фактическое наличие указанных средств.

Ведь очень часто, чтобы не платить лишних налогов с доходов учредителей, выплату дивидендов им прячут за выдачей бесконечного подотчета.

Кроме того, налоговики при выездной проверке солидные подотчетные суммы, которые руководитель компании вообще не тратит, могут посчитать его доходом со всеми вытекающими отсюда проблемами.

Т.е. исчислить с этой суммы НДФЛ! Тем более, есть судебная практика, которая выступает на стороне налоговых органов.

Так же могут поступить и представители внебюджетных фондов при проведении своей проверки – начислить страховые взносы на эти суммы. Как избежать таких проблем? Прежде всего, нужно найти способ, чтобы обнулить уже имеющийся бесконечный подотчет и изыскать возможность вообще его избежать, используя совсем другие операции.

Малые предприятия на основании абз.10 п.2 Указания Банка РФ №3210-У вправе не устанавливать лимит кассы – и хранить у себя в кассе сколько угодно наличных денег и самостоятельно принимать решение о необходимости их сдачи на расчетный счет. Для этого достаточно издать приказ, где следует заявить об отмене (!) лимита (а не о том, что он равен «0»). Без этого документа налоговый орган будет считать лимит нулевым, а любое его превышение даже на 1 копейку признавать нарушением, которое должно наказываться по ст.15.1 КоАП РФ.

И тогда можно «грешить» бесконечным подотчетом, но все-таки не злоупотреблять им!

Предприниматель тоже может отменить лимит.

Но ему гораздо проще поступить иначе: он может в конце каждого рабочего дня полностью обнулять остаток наличности в кассе, забирая ее для личных нужд. И это не запрещено. Более того, даже не предусматривается ограничений по сумме, но при условии, что в расходном кассовом ордере будет стоять «на личные нужды».

Можно, например, оформить договор беспроцентного займа. Такой вариант подходит только для организаций. Данная операция позволит закрыть долг по подотчетным суммам руководителя компании.

Но тут есть свои минусы:

  1. более того, заем только отодвинет решение проблемы с бесконечным подотчетом – ведь заем все равно когда-то нужно будет вернуть.
  2. у сотрудника при беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах (пп.1 п.1 статьи 212 Налогового Кодекса РФ). А это облагается 35% НДФЛ;
  3. чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. Но тогда у предприятия возникнет налогооблагаемый доход;

Стоит напомнить, что согласно Указанию Банка РФ №3073-У выдачу займов можно производить только из тех средств, которые сняты для этого с расчетного счета. Поэтому, чтобы не платить лишние деньги, оформляют только записи на бумаге в виде зачета: Д сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Предоставленные займы» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — произведено покрытие задолженности по подотчетным средствам договором займа, оформленного с должником.

На самом деле долг по подотчетной сумме просто меняет свою форму.

Но сначала нужно чтобы подотчетная сумма была признана предприятием и самим должником задолженностью. Для этого следует оформить акт сверки и подписать его.

Кроме того, потребуется письменное согласие сотрудника на зачет между обязательствами. Ведь фактического получения займа не было, как и не было его внесения в кассу предприятия для гашения долга по другому обязательству.

И как только закрыт долг по подотчетным средствам, не стоит бояться раздувания документооборота: нужно сделать еще один акт сверки с закрытым долгом по счету 71, который должен подписать должник. Кроме того, с возобновлением бесконечного подотчета стоит подождать, пока не закрыт заем. Есть еще один вариант обнуления бесконечного подотчета: организация может признать за подотчетным лицом долг и письменно истребовать его.

В этом случае само подотчетное лицо должно согласиться с этим долгом и заключить соглашение с предприятием о постепенном погашении данной задолженности из его зарплаты. Тем более это позволяет сделать статья 248 Трудового Кодекса РФ. В этом случае разрешается даже установить рассрочку в погашении долга при наличии согласия между должником и организацией.

Что это дает? Во-первых, это делает бесконечный подотчет безопасным, поскольку он официально признается задолженностью. Во-вторых, эта сумма постепенно возвращается на предприятие и не облагается никакими налогами и взносами. Но снова выдать бесконечный подотчет, пока не будет погашен прежний «долг», не стоит.

Кроме того, подотчетному лицу придется смириться с некоторыми потерями из его заработка. А можно поступить иначе: простить долг и списать его. Но тогда у подотчетного лица возникнет налогооблагаемый доход по НДФЛ в размере всего бесконечного подотчета, который числится за ним.

И со всей этой суммы придется взыскать 13% НДФЛ (п.1 ст.224 НК РФ). Кроме того, придется на сумму прощенного предприятием долга начислить и страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития РФ от 17.05.10г.

№1212–19). Кроме того, прощенный сотруднику долг организация не сможет:

  1. и списать его на внереализационные расходы!
  2. признать безнадежным;

Можно оформить договор аренды имущества сотрудника, чтобы потом «на бумаге» или фактически погасить с помощью этих денег бесконечный подотчет. Арендная плата будет облагаться 13% НДФЛ, но не страховыми взносами.

Более того, эти платежи пойдут в расходы предприятия. Но нужно только, чтобы имущество было в наличии, было передано по акту предприятию и принято им на забалансовый учет на счет 001 «Арендованные основные средства», а сумма аренды не должна превышать текущую рыночную.

Арендные платежи позволят постепенно закрыть бесконечный подотчет: Д сч.

001 – принято арендуемое у сотрудника имущество на забалансовый учет; Д сч.

26 «Общехозяйственные расходы» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражены ежемесячные начисления арендной платы (если имущество арендуется у руководителя компании), или Д сч. 97 «Расходы будущих периодов» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражена годовая арендная плата.

Данная сумма потом ежемесячно будет списываться на расходы в размере 1/12; Д сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 51 «Расчетные счета», 50 «Касса» — если производятся фактические выплаты. Но нужно помнить: если арендуется недвижимое имущество у сотрудника, то платить по этому договору наличными деньгами можно только, если они сняты с расчетного счета.

Из наличной выручки нельзя! И далее из этих денег производится гашение долга по подотчетным суммам, оформленное приходным ордером с формулировкой «Гашение долга по подотчетным средствам». А если производится сразу зачет арендных платежей и долга по подотчетным суммам, минуя кассу и расчетный счет, то ежемесячно делается следующая проводка: Д сч.73 субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч.

71 «Расчеты с подотчетными лицами». В этом случае не лишним будет периодически составлять и подписывать с должником акт сверки по счету 71, где будет отражаться постепенное гашение подотчетной суммы. Вместо аренды можно оформить выплату компенсации сотруднику за использованный им в интересах предприятия свой автомобиль.

Для этого потребуется соглашение о выплате компенсации и соответствующий приказ.

Данный вариант обнуления бесконечного подотчета возможен только, если у сотрудника есть автомобиль. Тогда выплачиваемая компенсация в пределах норм не будет облагаться НДФЛ (п.3 ст.217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. «и» части 2 п.1 ст.9 Федерального закона №212-ФЗ от 24.07.09г.

«О страховых взносах»). Правда, величина необлагаемого лимита компенсации не так уж значительна, в частности, при использовании легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см включительно в месяц положена компенсация в размере 1200 рублей (Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.02г.).

Можете посмотреть директору и прочитать пояснения. Из чего складываются на открытие кофейни.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+