Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Общие правила заполнения трудовой книжки

Общие правила заполнения трудовой книжки

Общие правила заполнения трудовой книжки

Правила ведения и заполнения трудовых книжек

Трудовая книжка – это кадровый документ, в который вносится информация о том сколько, где и на какой должности трудился гражданин. Сегодня наиболее важным являются трудовые договоры и соглашения, которые заключаются между сотрудником и руководителем организации, однако внесение данных об устройстве на работу и увольнении в трудовую книжку до сих пор является обязательным. Вписывать сведенья в трудовую книжку и вносить корректировки в записи могут только должностные лица, в чьи полномочия входит работа с документами сотрудников. Это руководители предприятий и организаций, сотрудники отдела кадров и бухгалтерии.

Внесение изменений в документ производится согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек.

Сегодня мы подробно расскажем о том, как правильно оформляется этот документ и какие существуют нормы его ведения и хранения. Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:

  1. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
  2. Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
  3. Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
  4. КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.

Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.

Согласно правилам ведения и хранения трудовой книжки, вносимые в данный документ записи должны вноситься в бланк шариковой, перьевой или ручкой-роллером.

Цвет чернил должен быть чёрным, синим или фиолетовым.

Чернила должны быть стойкими к влажности и свету. Даты, указываемые в трудовой книжке, должны вноситься только арабскими цифрами, в следующем формате и порядке – ХХ.ХХ.ХХХХ(число, месяц, год). Для примера, дата 24 июля 2017года, будет внесена в документ, как 24.07.2017.

Все сведения, указываемые в документе, должны вноситься без сокращений на русском языке или на языке республики, официально установленном в данном регионе РФ.

Согласно , трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.

Все изменения в документ, касающиеся наград и повышений должны быть внесены в течение семи дней. Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника. В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях.

Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.

Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами.

За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника. В документ вносятся:

  1. Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
  2. Сведения об увольнении.
  3. Сведения о выполняемой деятельности;
  4. Сведения о квалификации сотрудника;
  5. Сведения о награждении;
  6. Сведения о переводе;

Данный документ действует на протяжении всей трудовой деятельности, при помощи него будет рассчитываться трудовой стаж при выходе на пенсию по старости.

При изменении фамилии или других сведений в текст документа вносятся корректировки, согласно правилам ведения и хранения документа. Давайте подробно рассмотрим, какие данные вносятся в трудовую книжку при её заведении.

Основным здесь является заполнение титульного листа документа, который является персонализирующим аспектом содержания документа.

В титульник вносятся следующие сведенья:

  1. Образование сотрудника. Сюда вписывается образование на основании документов, предоставляемых сотрудником. Если он проходит дополнительные курсы, по улучшению навыков, или получает дополнительное образование, то данные дополняются;
  2. Дата рождения;
  3. Подпись, расшифровка подписи должностного лица;
  4. ФИО работника. В случае изменения этих данных производится аккуратное зачёркивание старых, и дополнение актуальными сведеньями, со ссылкой на документ, на основе которого вносятся изменение. Документ о смене данных вписывается на внутреннюю часть обложки, ставится подпись внесшего изменение и печать организации;
  5. Специальность. В именительном падеже указывается специальность сотрудника, на основании документов об образовании.
  6. Дата заполнения титульного листа;
  7. Печать организации.

Стоит сказать несколько слов о лицах ответственных за хранение и ведение трудовой книжки. Все полномочия связанные с трудовой книжкой, по умолчанию ложатся на руководителя организации. Руководитель по средствам приказа или распоряжения назначает лиц ответственных за ведение трудовых книжек сотрудников.

В случае проверки трудовой инспекцией проверяются эти приказы и распоряжения. При внесении сведений о приёме на работу стоит соблюдать следующие правила.

Если будет допущена ошибка, при оформлении данных записей, то за нею должна последовать запись о том, что предыдущая запись является не действительной, затем вносится правильная запись.

Все 3 записи нумеруются в таких случаях отдельно. Сведения о приёме сотрудника на работу должны быть внесены в раздел «Сведения о работе», согласно следующему порядку:

  1. В 4 графе указывается номер и дата документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
  2. Во 2, дата зачисления работника в организацию;
  3. В 3 графе пишется следующее – «Принят/Принята в отдел (указывается название) на должность (указывается должность)»;
  4. В 3 графе так же указывается название организации, её реквизиты, ставится печать.
  5. В 1 графе указывается порядковый номер записи;

Согласно ТК РФ, запись о работе по совместительству – не является обязательной, однако для удобства подсчёта стажа по трудовой книжке, сотрудник вправе обратиться по месту основной трудовой занятости, с заявлением о внесении дополнительной информации.

Сотруднику необходимо будет предоставить заверенную руководителем копию трудового договора и заявление на внесение изменений.

Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о приёме на работу в трудовую книжку работника.

Случается такое, что сотрудник переходит из одного отдела в другой, внутри организации.

Для этого предусмотрен следующий алгоритм внесения изменений в трудовую книжку:

  1. В 3 графе – «Переведён/Переведена в отдел Х на должность Х»;
  2. 2 графа – дата зачисления на новую должность;
  3. В 4 графе – номер и дату документа о переводе.
  4. 1 графа – номер записи;

В том случае, если сотрудник переходит в другую организацию, хоть и в порядке перевода, в трудовую книжку должна быть произведена запись об увольнении. После назначения на новую должность в другой организации, должна быть произведена запись о приёме на работу. В случае увольнения, в трудовую книжку должно быть вписано следующее:

  1. Запись подкрепляется печатью и подписью должностного лица и подписью сотрудника.
  2. 1 графа – номер записи;
  3. В 3 графе указывается следующее – «Уволен по (здесь причина увольнения, если это нарушение, то вносится информация о статье ТК, на основании которой производится увольнение)»;
  4. 2 графа – дата;
  5. 4 графа – номер дата документа об увольнении;

Если сотрудник не явился в организацию для получения трудовой книжки, то руководитель или уполномоченное лицо должны известить сотрудника о том, что документ нужно забрать, или же дать разрешение на отправку трудовой книжки почтой.

После отправки уведомления, все полномочия по хранению документа снимаются с организации. Трудовые книжки сотрудников должны храниться в специально отведённом месте не доступном неуполномоченным лицам.

Обычно их хранят в сейфе или в закрывающемся на замок шкафу. Если трудовые книжки были испорчены в результате хранения, то организация может быть оштрафована. Должна иметься специальная книга учёта трудовых книжек. Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись.
Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись.

Книги учёта, в свою очередь являются важным документом. Они должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в соответствии с общими правилами. Сроки хранения и учёта трудовых книжек выглядят так:

  1. Хранение невостребованных трудовых книжек – 75 лет;
  2. Книга учёта движения трудовых книжек – 75 лет (содержит данные о хранении и выдаче книжек);
  3. Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек – 5 лет.

порой требуются для подтверждения занятости.

Не достаточным будет просто скопировать титульный лист и нужную информацию.

Копия должна быть заверена руководителем организации или уполномоченным лицом. Такая копия действует в течение месяца с момента заверения.

Если вы не ведёте трудовую деятельность, и вам требуется предоставить копию трудовой книжки, то вам всё равно придётся заверить её.

Для этого стоит обратиться в нотариальную контору, где вам могут заодно помочь с оформлением копии трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки выдаётся работодателем, по факту заявления об утере. В дубликате будет отражена общая информация о сроках работы в разных организациях, без указания должностей и наград.

В дубликате будет отражена общая информация о сроках работы в разных организациях, без указания должностей и наград. Для восстановления информации от вас потребуются копии договоров о приёме на работу и прочих документов подтверждающих сроки ведения трудовой деятельности.

Если книжка утеряна работодателем, то все полномочия по сбору документации ложатся на него. Дубликат выдаётся лишь в тех случаях, когда трудовая книжка утрачена, признана недействительной или непригодной. По признанию трудовой книжки недействительной должно быть вынесено судебное постановление.

Порядок и правила заполнения трудовой книжки работника

› Современного человека сложно представить без стабильной работы. Официальная должность, своевременная зарплата, пенсионные и страховые выплаты — все это возможно лишь при оформлении в соответствии с законом. Как правильно заполнить трудовую книжку — основной документ учета работника в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации?

Стоит разобраться с этим вопросом подробно. Трудно переоценить ценность акта, в котором хранится весь служебный путь гражданина.

В данной книжке фиксируется не только , но и каждое его передвижение по карьерной лестнице, особенности труда, место занятости и должность. С помощью нее вычисляется стаж, а значит, ее правильное ведение напрямую влияет на будущую пенсию гражданина и наличие дополнительных выплат, либо льгот.

К тому же, как и с любым документом государственного образца, с ее помощью можно оспорить неправильное начисление стажа, доказать фактическую принадлежность к тому или иному месту работы. Важно! Поэтому к ведению книги персонального учета работника следует относиться максимально ответственно. Использование любого документа не имело бы смысла без его нормативной закрепленности.

Позиции трудовой книжки закрепляют сразу несколько правовых актов.

Это:

  • Постановление Правительства Российской Федерации и Минтруда . В первом акте рассматриваются нормы ведения и учета бумаг, а также их хранения. Во втором — инструкции и основные правила по заполнению и руководства для кадровиков;
  • Другие подзаконные акты, например, письма Роструда. Могут определять более частные моменты, такие, как возможность временной передачи бланков работнику на руки.
  • Трудовой кодекс Российской Федерации. Он устанавливает основы всех отношений в сфере профессиональной деятельности, в нем заложено главенство акта персонального учета работников;

Отдельные вопросы регулируют Уголовный кодекс, а также Кодекс об административных правонарушениях.

В их юрисдикции находятся прецеденты подделки документов, подлога, мошенничества с ними, а также нарушение общего законодательства в сфере труда и сходных отношений.

Скачать для просмотра и печати: Кадровая работа — кропотливое дело, требующее большого внимания и сосредоточенности. С целью отсутствия ошибок и консолидации опыта, на предприятиях и в фирмах создаются отделы кадров.

Они точно знают, как правильно заполнить акт персонифицированного учета, ведь это относится к их непосредственной юрисдикции.

Помимо ее ведения, кадровики отвечают за их своевременное создание и выдачу. Самостоятельное заполнение недопустимо, кроме моментов, когда в одном лице совмещена кадровая функция и необходимость внести изменения (например, строка о поощрении главного бухгалтера).

В случае с ситуация ненамного отличается.

Бизнесмен самостоятельно вносит записи для того работника, который был связан с ним рабочими отношениями более пяти дней. А самое главное, работодатель должен не забывать о страховых отчислениях и правилах ведения акта персонифицированного учета.

Для сведения! У самого ИП в трудовую книжку изменений не вносится. В соответствии с законом, она хранит в себе лишь записи о трудовой деятельности. Предпринимательская к таковой не относится.

Если данное лицо прекращает свою деятельность, будущий работодатель не вносит сведения о старой работе.

И только один тип нанимателей в соответствии с законом не обязан вести документарный контроль своих работников.

Это физические лица, которые обеспечивают других граждан трудоустройством.

Такая норма прописана в ТК РФ. Как уже указывалось, трудовая книжка — обязательный для всех документ. И если кандидат со стажем уже приходит на новое место со своим документом, то что происходит с новичком?

В таком случае первый работодатель обязан завести книгу и сделать первые записи самостоятельно. Интересно! Сумму, затраченную на покупку документа установленной формы, начальник имеет право истребовать у служащего, либо вычесть из его будущей зарплаты. Изменения имеет право вносить только специальное лицо.

Изменения имеет право вносить только специальное лицо. Это либо кадровик, либо бухгалтер предприятия.

В случае, когда такие должности не предусмотрены, записи имеет право вносить директор фирмы. После регистрации в надлежащем порядке, а также внесения необходимых изменений, книжка отправляется на хранение.

Обратно ее можно получить либо после увольнения, либо при крайней необходимости. Например, для банка или пенсионного фонда. Иногда бывают случаи, когда трудовая книжка теряется, либо проходит в негодность (в варианте намокания или сгорания, а также грубых ошибок в заполнении).

Здесь нет ничего непоправимого — достаточно заказать дубликат документа. Тогда на стандартном бланке ставится печать о том, что это не оригинал.

Если пропажа произошла по вине работодателя, оплатить все расходы обязан он. В противном случае пожертвовать деньгами придется работнику.

Обратиться можно и к начальнику, у которого гражданин перестал числиться уже давно — указаний на срок давности восстановления записей в законе нет.

Если на бывшем месте устройства информации не осталось, то следует подготовить доказательства и свидетелей. В таком случае стаж подтверждает специально созданная комиссия на основании имеющихся фактов. Согласно правовым нормам, вся информация вносится в бланк ручкой со стержнем синих оттенков.

Возможно использование и черных цветов.

Требования к записям:

  1. направлены на полную идентификацию (недопустимо наличие сокращений и аббревиатур);
  2. даты и числа — только арабскими цифрами (пропись и римские цифры использоваться не должны).
  3. написаны аккуратным и разборчивым почерком. Буквы должны быть прописными, а не печатными;

Основную часть книжки составляют:

  1. ;
  2. в случае, когда в акте кончается место, в него включается факультативный раздел — вкладыш.
  3. титульный лист, который несет основные данные о работнике, а именно его полное имя, дату рождения, степень образования, специальность, а также время создания рассматриваемого документа;
  4. раздел информации о работе, в котором содержатся данные о месте служебной деятельности гражданина и его должности, а также ее продолжительности на том или ином предприятии;

Первая часть — титул — заполняется при открытии книжки и первом поступлении на работу. Все личные данные вносит кадровик в соответствии с предоставленными документами. Он же заверяет их подлинность подписью и печатью организации.

Пример заполнения титула: В часть, посвященную сведениям о работе, компетентное лицо вносит номер записи, дату поступления, увольнения или продвижения по службе, наиболее точную информацию об организации, а также должности, на которую был принят соискатель.

Пример заполнения сведений о работе: При внесении записи об увольнении также важно изложить причину — статью ТК РФ, информацию о реорганизации или ликвидации организации.

В заключении этих строк ставится должность заполняющего, его инициалы и печать предприятия.

Также в этом разделе указываются основания событий, по которым заполнялись другие графы. Зачастую это внутренние локальные акты, которые принимаются руководством компании.

Пример внесения записи об увольнении: Важно!

Особым моментом является запись о работе на неполную ставку (по совместительству). В соответствии с трудовым кодексом, совместительство может быть как внешней (в другой компании), так и внутренней (в той же компании, но на другой должности или отделе). Сведения о дополнительном месте вносятся лишь по желанию работника и после предоставления доказательств, подтверждающего такой факт.
Сведения о дополнительном месте вносятся лишь по желанию работника и после предоставления доказательств, подтверждающего такой факт.

Для него такая отметка будет важна, так как тоже увеличивает общий стаж.

Размер ставки в этом случае отражать не надо. Раздел награждений содержит сведения о поощрениях, которые получит гражданин за время трудоустройства.

Это могут быть грамоты, памятные вещи, знаки отличия, получение нового звания, денежной премии. Чтобы внести такую отметку, само поощрение должно основываться на локальном акте предприятия. В ином случае, награда не подлежит учету в трудовой книжке.

К этой категории также не относятся устные благодарности, символические рукопожатия, а также регулярные денежные премии. Пример внесения сведений о награждениях: Для сведения! Включению подлежит и отметка о восстановлении на месте труда, например, в случае судебного признания увольнения или сокращения неправомерным.

Особым случаем внесения записи является смерть сотрудника.

Тогда договор расторгается днем смерти, она же указывается в качестве основания. Для этого необходимо предоставить соответствующее свидетельство и документ, подтверждающий личность покойного.

Вкладыш подшивается в самый конец книги.

А на ее титульном листе указывается его наличие, а также номер. Правила ведения такого дополнения идентичны основному акту.

Существует несколько частных случаев, когда необходимо , которая находится в документе.

Если работник сменил имя, фамилию или специализацию, предыдущая запись аккуратно перечеркивается горизонтальной линией. Новая информация пишется рядом.

Также указывается нормативный акт или документ, являющийся источником изменения.

Такую запись следует заверить печатью организацией и личной подписью кадровика. Пример изменения фамилии: Несмотря на то, что для работника такое событие не влечет никаких изменений, переименование компании также отражается в трудовой книжке. При этом строки с порядковым номером записи и датой остаются чистыми, а в графе сведений о рабочем месте делается пометка о смене наименования.

Указывается номер приказа, устанавливающего такое событие.

Пример изменения наименования предприятия: В том случае, если в ходе заполнения была допущена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать запись. В графа сведений дополняется надписью о том, что определенная строка недействительна, после чего указывается необходимая информация и соответствующий приказ.

В графа сведений дополняется надписью о том, что определенная строка недействительна, после чего указывается необходимая информация и соответствующий приказ. Пример исправления ошибки в трудовой: В ходе трудовой деятельности может возникнуть прецедент, когда кадровик по той или иной причине мог пропустить запись.

В таком случае следует обратиться для внесения изменений уже прошедшим числом. Необходимо следить за тем, чтобы дата была указана фактически, иначе это может негативно отразиться на общем стаже лица. В силу особой важности трудовой книжки, а также сложности ее восстановления, на предприятиях обязательны особые условия их хранения и контроля.

Такие документы хранятся в сейфах, а если работник проходит службу в филиале, они отправляются в центральный офис. Посмотрите видео о том, как делать записи в трудовой книжке Пока оценок нет

Загрузка.

Похожие статьи 14 июля 2018, 12:41 Июл 21, 2018 01:16 Защита прав потребителей

Как правильно заполнить трудовую книжку

Некрасова Наталья Автор PPT.RU 19 января 2021 Порядок заполнения трудовой книжки — последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж.

По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ.

За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель.

Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2021 года.

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2021 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные . Согласно , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности.

Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье. Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и оформлению пенсии.

Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила.

Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве.

Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила устанавливают обязанности работодателя:

  1. уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  2. вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
  3. вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  4. дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
  5. использовать точные формулировки из или федеральных законов со ссылкой на них;
  6. заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  7. дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  8. вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  9. оформить бланк при первом трудоустройстве;
  10. вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
Рекомендуем прочесть:  Какова средняя зарплата по россии

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. и . Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  1. подпись работника должна заверить сведения.
  2. даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
  3. не применяют сокращений;
  4. не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  5. используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  6. информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
  7. Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;

Бланк трудовой книжки утвержден .

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2020) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

  1. сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  2. сведения о награждениях.
  3. титульная часть — основные сведения о работнике;

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность. На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

  1. дата открытия книжки;
  2. образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  3. наименование профессии, как в дипломе;
  4. Ф.И.О. владельца;
  5. печать организации (если есть).
  6. подпись лица, заполнявшего бланк;
  7. дата его рождения;

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник.

Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2020) выглядит следующим образом: Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  • Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  • Порядковый номер текущей записи.
  • Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
  • Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее. Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2020) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

  1. внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.
  2. внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность. » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся. При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию.

В обоих случаях нужно указать должность работника.

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству.

Запись в книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  1. наименование должности работника;
  2. полное и сокращенное название организации;
  3. реквизиты организации.
  4. дату принятия на работу;

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку.

Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении. Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении. В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров.

Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации. Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  1. трудовые поощрения, прописанные в или во внутренних нормативных актах организации.
  2. вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
  3. награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  1. 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.
  2. 1 графа — порядковый номер записи;
  3. 2 графа — дата награждения;
  4. 3 графа — название компании, должность и вид награждения;

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться.

Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация.

Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака).

Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть). При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая. При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  • В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  • Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  • В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №.

считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись. Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  1. повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  2. указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник.

Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  1. заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  2. записи заверяются подписью и печатью организации.
  3. проставляется дата;
  4. заполняются личные данные сотрудника;

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки.

На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено. Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

  1. обложка должна быть неповрежденной;
  2. если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.
  3. вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  4. недопустимо исправление ошибок;

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю.

Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно.

Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него. Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление.

Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  1. дата и подпись.
  2. далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  3. в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  4. по центру — слово «Заявление»;

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил , который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

  • Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
  • Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
  • Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
  • Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  • Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).
  • Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.

Мы уже писали подробнее о том, . Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+