Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Путевой лист правильное оформление

Путевой лист правильное оформление

Правила оформления и ведения путевых листов в 2021 году


Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Путевой листок — это специальный документ, подтверждающий факт передвижения транспортного средства, работу водителя, расход ГСМ. С 2021 года начали действовать новые правила.

В статье вы сможете узнать, как правильно заполнять путевой лист, скачать актуальный образец. 18 января 2021 Автор: Евдокимова Наталья Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден . Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях.

Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть. Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации.

Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили. Изменения в путевых листах в 2021 году не предусмотрены.

Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. (ред. от 18.01.2017 г.) и ). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами.

В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом. Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

  • Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
  • Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
  • Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
  • Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  • Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
  • Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  • Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
  • Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
  • Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
  • Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).
  • Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
  • Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью.

Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись. Путевой лист 2021 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции.

Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (.).

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2021 года. Расскажем о них с помощью таблицы.

В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам. Вид ТС Путевой лист, бланк Отличительные особенности в заполнении Форма ОКУД Легковые автомобили 0345001 Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в .

Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов. Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям 0345004 Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок.

В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет.

Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.

Грузовые машины с повременной оплатой водителям 0345005 Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.

Спецмашины 0345002 Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.

Такси легковое 0345003 Содержит специальные графы для показателей таксометра.

Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу. Автобусы для общественного и иного пользования и 0345006 и 0345007 Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки.

Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна. Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено .

Этот же срок установлен для первичных учетных документов. Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения.

Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями. Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.
Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Подробно рассмотрим порядок оформления обязательного документа — журнала учета путевых листов.

Заполним образец на конкретном примере.

12 января 2021 Образец штампа медика на путевом листе 2021 года — это особая виза, подтверждающая, что водитель транспортного средства прошел медицинское обследование и допущен к управлению автомобилем. Разберемся, обязательны ли отметки в путевом листе о медосмотре водителя и техосмотре транспорта и приведем актуальный образец печати медика на путевом листе 2021 года. 20 апреля 2021 Стаж для расчета больничного листа — это совокупность периодов трудовой деятельности гражданина, которая позволяет определить процент для начисления пособия по нетрудоспособности.

Он напрямую влияет на сумму выплат, но включается в него не все время работы. 20 мая 2021 Кассовая дисциплина — это совокупность правил, по которым нужно отражать операции по движению наличных в организации.

С июля 2021 года закон изменился, и теперь работать с наличными нужно по-новому. 22 июля 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Путевой лист

Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года могут потребовать предъявить для проверки сотрудники полиции. Что он из себя представляет и зачем нужен, расскажем далее.

Наличие этого документа, а также лицензионной карточки и некоторых других бумаг обязательно при осуществлении деятельности, связанной с перевозками легковым такси пассажиров и багажа Тяжеловесные, крупногабаритные и опасные предметы могут перевозиться при наличии документов, которые указаны в правилах для данных грузов. Он необходим для правильного составления отчетности в организациях, поэтому может потребоваться при запросе бухгалтерии. Также предоставления сведений из этого документа могут потребовать сотрудники налоговой инспекции для последующего контроля.

Наличие путевого листа на легковой автомобиль в 2017 году необходимо для:

  1. правильного учета и контроля расходов на бензин и топливо, которые затем изымаются из базы налогообложения;
  2. начисления заработной платы водителю.

Но фактически этот документ необходим компании для уменьшения сумм, положенных для отчислений налогов. Его может потребовать у водителя сотрудник ГИБДД для установления права автомобилиста на использование данного транспортного средства. Читайте также Юридическими лицами и ИП в 2018 году могут формироваться и использоваться листы, формы которых:

  1. разработаны предприятиями самостоятельно.
  2. унифицированы и утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78;

В случае невозможности использования унифицированных образцов компанией или ИП по причине наличия в них лишних реквизитов бланки этих документов могут разрабатываться самостоятельно.

Обратите внимание! При самостоятельной разработке формы путевого листа в нем обязательно должны быть указаны все необходимые реквизиты, которые предусмотрены разделом II Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 г. №152. С 2017 года в этот документ следует включать дополнительные сведения о прохождении водителем контроля технического состояния автомобиля перед отправкой в рейс В новых документах 2018 года обязательно наличие следующих сведений:

  1. данных о владельце ТС;
  2. даты выдачи;
  3. информации о прохождении техосмотра перед рейсом;
  4. данных о водителе автомобиля и о конкретном транспортном средстве;
  5. названия и номера;
  6. срока действия;
  7. подписи диспетчера, оформившего документ, и руководителя организации. Печать должна ставиться организациями, использующими ее по своему уставу.

После оформления документа один экземпляр отдают водителю.

Затем бумагу возвращают лицу, наделенному соответствующими полномочиями, под роспись.

После этого лист считается закрытым и передается в бухгалтерию. Читайте также При заполнении документа в нем необходимо указать следующие сведения:

  1. показания спидометра машины;
  2. отметка о состоянии здоровья водителя, сделанная лицом, допускающим водителя к работе;
  3. количество рейсов, протяженность маршрута;
  4. время выезда из гаража и прибытия на место оказания услуг по перевозке пассажиров или грузов, а также адрес этого места;
  5. описание объекта перевозки.
  6. модель автомобиля, прицепа, гаражного номера, а также количество водителей, работающих в компании, их личных данных;
  7. расход топлива и горюче-смазочных материалов (при наличии остатка в машине указывается его количество);
  8. дату и код для начисления компенсации в бухгалтерии;

Также укажите время прибытия на место доставки груза (товара), который перевозится, время предъявления товарно-транспортной накладной (ТТН) получателю груза. Кроме того, следует внести время отправки с места отгрузки, а также причину простоя (если он случился на линии), время прибытия на контрольно-пропускной пункт (КПП) или в гараж.

После этого машину необходимо сдать механику КПП или ОТК под подпись. Для таких ТС используются унифицированные формы, которые были утверждены в 1997 году.

Это следующие виды документов:

  1. № 4-п применяется при грузоперевозках с оплатой по тарифу за отработанное время. Может использоваться при доставке грузов двум заказчикам в течение одного рабочего дня водителя.
  2. № 4-с применяется для оплаты труда при грузоперевозках по сдельным расценкам;

Для них используется форма 3, утвержденная Постановлением Госкомстата №78. Организация может не применять эту форму, а разработать свою. В путевом листе должен содержаться перечень реквизитов, которые указаны в Приказе Минтранса №152:

  1. особенности перевозки;
  2. данные водителя.
  3. информация о транспортном средстве;
  4. время выдачи и номер;

Новая форма для легкового автомобиля заполняется в следующем порядке:

  1. печать и штамп в верхней части документа ставить не требуется;
  2. обязательна отметка медицинского работника об осмотре водителя перед рейсом.
  3. дата и время проведения механиком техосмотра автомобиля ставится перед отправкой в рейс.

    Также необходимо указать должность, Ф.И.О. специалиста, проводившего осмотр.

    Он должен поставить личную подпись;

Путевые листы для автобусов утверждены Постановлением Госкомстата №78:

  1. №6 спецформа, которая используется для автобуса, не предназначенного для общего пользования.
  2. №6. Эта форма используется для обычных автобусов;

Порядок их применения и заполнения определен вышеуказанным постановлением, согласно которому форма №6 используется в качестве первичного документа по ведению учета работы автобуса и служит основанием для начисления зарплаты водителю.

Она используется для учета работы ТС, которые ходят по городским и пригородным маршрутам. Форма №6 была разработана для учета работы автобусов, используемых для перевозки пассажиров и не предназначенных для общего пользования. Такой путевой лист оформляется в тех случаях, когда необходимо выполнить заказ одной организации.

Порядок оформления путевых листов для погрузчиков и техники утвержден Приказом Минтранса РФ №152. Для строительных машин (обычного экскаватора, экскаватора-погрузчика, бульдозера и другой техники) установлена специальная форма №ЭСМ-2.

В таких путевых листах указывают транспортные средства, данные о водителях, отражают бухгалтерские данные, которые используются для начисления налогов В документ могут дополнительно вносить любые сведения, например, данные, использование которых связано с формированием компанией внутренней статистики, осуществлением расчетов за работу автопогрузчика в случае использования его не только для выполнения работ, проводимых компанией, данные, касающиеся использования большего количества оборудования, которое потребовалось дополнительно. При разработке своих форм путевых листов обязательно нужно указывать следующие сведения:

  1. государственный регистрационный знак ТС;
  2. указание данных ответственного сотрудника и его подпись;
  3. день и время выезда машины с предприятия и время ее возврата;
  4. показатели одометра при выезде и после возвращения автомобиля на предприятие;
  5. время и дата осмотра водителя медицинским работником перед отправкой в рейс и после прибытия;
  6. печать и данные врача, а также его подпись;
  7. отметка о состоянии машины перед выездом ее с предприятия;
  8. данные о владельце машины, ее модель и тип транспортного средства (ТС);
  9. название, номер и срок действия документа;
  10. подпись лица, ответственного за техническое состояние автомобиля.

Регистрация путевых листов Выданные путевые листы регистририруют в специальном журнале.

Срок, на который составляется такой журнал, обычно один год, а период хранения 5 лет. При отсутствии несут физические и юридические лица. Обратите внимание! Для физического лица предусмотрена административная ответственность в виде штрафа, размер которого составляет 500 руб., а для юридических лиц 100 тыс.

руб. Правильно оформить путевой лист, указав в нем необходимые сведения, помогут юристы компании Правовед.ру.

Благодаря правовой помощи вы сможете найти оптимальный вариант решения вопроса в каждом конкретном случае и избежать при этом административных штрафов. Звоните нам или оставляйте свое сообщение в режиме онлайн на нашем сайте. Редактор Практикующий юрист с 2006 года

Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих

8 мая 8 мая 2021 Путевой лист — это документ, с помощью которого организации и ИП контролируют работу водителей.

Еще одно его назначение — подтверждение расходов на ГСМ для целей налогового учета. Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист? Как правильно вносить в него записи?

Для чего желательно указать в путевом листе время и длительность стоянок, маршрут движения и иные дополнительные сведения?

На эти и другие вопросы отвечают эксперты программы «» компании СКБ Контур.

Постановлением Госкомстата были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов.

С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П). Индивидуальные предприниматели до 2008 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля).

В связи с изданием приказа Минтранса от 18.09.09 № 152 эти бланки были отменены. Таким образом, сегодня организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. При этом важно, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса № 152.

Согласно приказу Минтранса № 152, путевые листы применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Путевой лист (ПЛ) должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. сведения о транспортном средстве;
  2. сведения о водителе.
  3. сведения о сроке действия путевого листа;
  4. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  5. наименование и номер путевого листа;

В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля».

Нумерация ведется в хронологическом порядке.

Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу. В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия.
В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия.

Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …». Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:

  1. полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
  2. фактический адрес местонахождения;
  3. организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта , действует в редакции от 24.10.18);
  4. номер телефона;
  5. номер из свидетельства о регистрации юрлица.

Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:

  1. почтовый адрес;
  2. номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.
  3. ФИО;
  4. номер телефона;

Бесплатно узнать или проверить ОКПО, ИНН и другие коды контрагентов К ним относятся:

  1. дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС.

    Эти сведения также заверяются ответственными лицами.

  2. модель транспортного средства и модель прицепа (при наличии);
  3. дата и время выезда ТС с парковки и возвращения обратно, а также показания одометра (пробег в километрах) при выезде и возвращении. Эти сведения заверяются уполномоченными лицами, назначенными руководителем предприятия.

    ИП — владелец транспорта может сам удостоверить эти данные.

  4. государственный регистрационный знак ТС и госзнак прицепа (при наличии);

Они включают в себя:

  1. даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Эти сведения заверяются подписями уполномоченных медицинских работников.
  2. ФИО;

Также см.: «». Обычно в путевых листах указывают следующую дополнительную информацию.

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль.

Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса. Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта. При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.) Отметим, что путевой лист — это не единственный документ, которым можно оправдать затраты на ГСМ.

Также для этих целей допустимо использовать, например, акты списания и акты выполненных работ. Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина ).

Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.

Также см.: «»; «»; «». Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок.

Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха.

Такие нормы содержатся в приказе Минтранса (см.

«»). Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса. При этом следует помнить, что путевой лист не является документом, который служит подтверждением реального рабочего времени водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем.

На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018. Также см.: «». Перечислим некоторые особенности составления путевых листов. Так, очевидно, что путевой лист оформляется перед выездом водителя на маршрут.

Если этого документа не будет, ГИБДД выпишет штраф. Отметки о предсменном техническом контроле ставятся вместо отметки о предрейсовом контроле в случае, когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу.

При посменной работе нескольких водителей на одном транспортном средстве путевые листы можно выписать на каждого из них. Но делать это необязательно, так как в одном ПЛ можно указать несколько водителей. Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.

Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.

Также см.: «». Лица, заверяющие данные в путевом листе, должны после подписи указывать свою фамилию и инициалы. Таким способом заверяются:

  1. время выезда и возвращения транспортного средства и соответствующие показания одометра;
  2. дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
  3. факт прохождения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;

Путевые листы регистрируются в специальном журнале. Ранее для этого следовало использовать форму № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), которая была утверждена постановлением Госкомстата .

С 1 января 2013 года применять типовые формы первичных учетных документов необязательно. Поэтому сейчас организации и ИП вправе разработать собственные формы журнала регистрации путевых листов.

Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8.

Оформленные путевые листы подшиваются в папки и хранятся не менее пяти лет.Ранее по теме: 12 620 12 620 12 620 12 620Популярное за неделю16 57018 49464 6746 3699 954

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

31185 Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

  1. Бланк и образец
  2. Проверено экспертом
  3. Бесплатная загрузка
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Путевой лист решает сразу несколько задач.

Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  1. расход горюче-смазочных материалов и пр.
  2. совершенные переезды в течение смены;
  3. часы работы водителя;
  4. его техническое состояние;
  5. пройденный километраж;

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники. Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  1. сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  2. путевой лист.
  3. водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  4. бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  5. если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны. Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день. В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках). Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму.

Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит). При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок.

Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы). Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник. Итак, в лист по порядку вписываются:

  1. дата его составления;
  2. название организации и ее адрес;
  3. данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.
  4. код по ОКПО;
  5. марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
  6. государственный номер и гаражный (если таковой имеется);

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену.

Здесь указываются:

  1. кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  2. адрес подачи;
  3. подписи механика и водителя.
  4. время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя. С правой стороны документа указываются:

  1. затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.
  2. затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  3. сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку).

Здесь пишется

  1. место назначения,
  2. время выезда и возвращения,
  3. подпись водителя.
  4. пройденный километраж,
  5. адрес, с которого автомобиль выехал,

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю. Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Как оформлять путевые листы по новым правилам

С 1 марта 2021 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений.

Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.

С 1 марта 2021 г. Минтранс РФ внес поправки (), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц.

Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены.

Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов.

Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.

Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс. В путевой лист обязательно вносятся данные о предрейсовом и послерейсовом медицинских осмотрах водителя.

Врач фиксирует дату и время его проведения, а также свои фамилию и инициалы. Каждая такая отметка заверяется подписью врача. Согласно новым правилам дополнять вышеперечисленное еще и специальной печатью больше не нужно.

Однако этого требует Порядок проведения медосмотров (), утвержденный Минздравом, поэтому безопаснее будет все же ее ставить.Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью.

Сокращение до инициалов не было разрешено.

Теперь километры пробега нельзя визировать только штампом уполномоченного работника. С 1 марта допускается только один вариант — подпись сотрудника с фамилией и инициалами. В перечне обязательных реквизитов теперь нет и показаний одометра по окончании рейса.

Однако в Порядке заполнения (от 18.09.2008 № 152) все еще есть оговорка о том, что показания снимаются дважды. Поэтому будет надежнее фиксировать и показания одометра по возвращении машины на парковку.Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника. Теперь подпись стала обязательна.

Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить. При выявлении несоответствий в путевых листках организация рискует столкнуться с санкциями не только со стороны налоговой инспекции, ведь правильность их оформления в настоящее время контролируется сразу несколькими ведомствами.

В таблице 1 представлены размеры штрафов за разного рода нарушения:В чем недочет Кто вправе оштрафовать Размер штрафа на компанию на гендиректора на водителя Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ) От 110 000 до 130 000 руб.

От 15 000 до 25 000 руб. — ГИБДД (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб.

5000 руб. 3000 руб.* Росздравнадзор (ст.

11.32 КоАП РФ) От 30 000 до 50 000 руб. От 2000 до 3000 руб. От 1000 до 1500 руб.

Ространснадзор (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб. 5000 руб. 3000 руб.* Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб.

5000 руб. 3000 руб.* Ространснадзор (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) 30 000 руб. 5000 руб. 3000 руб.* Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля Налоговая инспекция (п.

1 ст. 122 НК РФ) 20% от доначисленной суммы налога на прибыль — — Для упрощения процесса создания и ведения путевых листов есть специальные программы. Они позволяют использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться, учитывая изменения законодательства.

Также эти системы интегрируются с программой «1С», в которой непосредственно ведется учет, поэтому не понадобится переносить данные вручную. Среди таких решений «Респект: учет путевых листов и ГСМ» и «Победасофт».

Кроме того автоматизация учета путевых листов предусмотрена в «коробочных» решениях «1С:Управление автотранспортом 8» версий Стандарт и ПРОФ, а также в отраслевой конфигурации «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 8». Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным. Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно.

К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки.

Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену.

Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия.

Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника.

Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.

Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива.

По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ.

Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива.

Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день.

А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС. С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса.

Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс. Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен.

Но кто именно должен визировать путевой лист?

На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.

Материалы :

  1. , бухгалтер-консультант Линии консультаций

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Путевые листы 2021: шаблоны, примеры и пояснения

В конце 2018 года Минтранс РФ опубликовал «О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утверждённые ».В соответствии с этим документом, с 1 марта 2021 года вступают в силу следующие поправки: ◼ Если ранее путевой лист оформлялся «на один день или срок, не превышающий один месяц», то теперь действуют такие правила:- до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня); — до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.Тем самым, если рейсы совершаются в течение 1 дня, то путевой лист можно, как и раньше, выписывать на несколько рейсов. Но если их длительность превышает рабочий день, то каждый рейс оформляется отдельно.

Один путевой лист может быть выписан на более длительный срок только при условии , что ТС не возвращается в течение указанного в документе времени на парковку (стоянку) своего работодателя.

При этом в приказе больше нет ограничения в виде одного месяца. ◼ Штамп теперь не требуется проставлять:- при внесении сведений о предрейсовом и послерейсовом медосмотре;- при внесении показаний одометра.В данных случаях достаточно подписи уполномоченных лиц с указанием ФИО.◼ При заполнении сведений о техническом состоянии транспорта можно указывать данные как о предрейсовом, так и о предсменном техническом контроле.◼ При оформлении на одно ТС нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя:- дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки;- дата, время и показания одометра при заезде ТС на парковку – в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.Обратите внимание, что теперь формулировка «постоянная стоянка» заменена на слово «парковка».

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+